Restez à jour sur l’avancement de vos projets en paramétrant vos notifications par e-mail depuis votre compte. Dans cet article, vous apprendrez à gérer vos notifications par e-mail, notamment à les désactiver pour vous-même ou un réviseur, à recevoir des notifications immédiates et à modifier la fréquence d’envoi des mises à jours de projets. Découvrez ce qui est inclus dans chaque type de notification pour ne rien manquer.

Choisissez les notifications qui vous intéressent

Nous savons que certains d'entre vous souhaitent limiter les alertes par e-mail au minimum, tandis que d'autres aiment rester à jour. Vous pouvez personnaliser les notifications pour les activités sur vos projets, les mentions, les décisions soumises et les dates d'échéance.

Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'écran Allez dans Paramètres personnels Sélectionnez Notifications Choisissez les notifications que vous souhaitez activer ou désactiver selon vos préférences

Comment recevoir des notifications par e-mail pour un projet ?

En tant qu'administrateur ou manager, vous avez la possibilité de voir tous les fichiers et projets créés par vos coéquipiers. Cependant, vous ne recevrez des notifications par e-mail que pour les projets où vous êtes spécifiquement un collaborateur du projet. Pour activer les notifications par e-mail pour un projet, vous pouvez rejoindre le projet en vous invitant en tant que collaborateur du projet.

Accédez au projet pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications Cliquez sur le bouton Rejoindre le projet en haut à droite

De cette façon, vous pouvez recevoir des mises à jour uniquement sur les projets qui vous intéressent vraiment et ne pas avoir à vous soucier que votre boîte de réception soit surchargée.

E-mail d'activités de projet

Filestage vous envoie une seule notification par e-mail pour toutes les nouvelles activités qui se produisent dans vos projets. Cela vous permet de recevoir toutes les mises à jour pertinentes dans un seul e-mail, ce qui facilite le suivi de vos projets. Vous pouvez décider si vous souhaitez recevoir cette synthèse d’activités ou non.

​Pour ce faire : Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'écran Allez dans Paramètres personnels Sélectionnez Notifications Cliquez sur le curseur Activités de projet pour activer ou désactiver la notification selon vos préférences

Astuce : Au lieu de désactiver les notifications par e-mail pour les activités du projet, nous vous suggérons d'étendre la période de réception de celles-ci. De cette façon, vous pouvez rester informé sans surcharger votre boîte de réception et être rappelé de revenir au projet.

Quand les notifications par e-mail sont-elles envoyées pour les activités de projet ?

Toutes les activités de projet qui se produisent dans la période sélectionnée entre 10 minutes et 8 heures après la première activité vous sont envoyées dans une seule notification par e-mail.

Par exemple :

Disons que votre coéquipier crée un commentaire à 10h. et que vous avez sélectionné une période d'une heure. Cela signifie que l'e-mail d'activité de projet sera envoyé 1 heure plus tard à 11h. Toutes les activités qui se produisent entre 10h et 11h seront regroupées dans cette notification par e-mail.

Si vous marquez une activité de projet comme lue dans le centre de notifications avant que l'email d'activité de projet ne soit envoyé, cette mise à jour ne sera pas listée dans le résumé d'activités du projet.

Comment définir la fréquence des mises à jours de projet ?

La fréquence par défaut est de 1 heure, mais vous pouvez personnaliser cette période dans les paramètres de notification de votre compte.

Pour ce faire, suivez ces étapes : Cliquez sur votre avatar et ouvrez vos paramètres personnels Ouvrez l'onglet notifications Sélectionnez votre période préférée dans le menu déroulant

Mentions

Lorsque vous êtes mentionné dans un commentaire, vous pouvez choisir d’être notifié immédiatement dans un e-mail distinct, ou non.

Pour ce faire : Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'écran Allez dans Paramètres personnels Sélectionnez Notifications Cliquez sur le curseur Mentions pour activer ou désactiver la notification selon votre préférence

Décisions de révision soumises

Lorsqu'un réviseur a demandé des modifications ou approuvé un fichier, vous pouvez choisir d’être notifié immédiatement dans un e-mail distinct, ou non.

Pour ce faire : Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'écran Allez dans Paramètres personnels Sélectionnez Notifications Cliquez sur le curseur Décisions de révision soumises pour activer ou désactiver la notification selon vos préférences

Rappels de date d'échéance

Une fois que vous avez été invité à un groupe de réviseurs en tant que réviseur, vous recevrez un rappel quotidien par e-mail entre 7h00 et 8h00 heure locale qui liste toutes vos révisions en attente prochainement dues ou en retard, mais uniquement si vous avez une révision en attente avec une date d'échéance entre il y a 2 jours et dans 5 jours. En savoir plus sur comment configurer et gérer les dates d'échéance.

Pour ce faire : Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit de l'écran Allez dans Paramètres personnels Sélectionnez Notifications Cliquez sur le curseur Rappel de date d'échéance pour activer ou désactiver le rappel selon votre préférence

Gérer les notifications par e-mail pour vos réviseurs

Localisez le groupe de réviseurs pour lequel vous souhaitez désactiver les notifications par e-mail Cliquez sur l'icône Gérer les paramètres des réviseurs . Désactivez les notifications par e-mail pour tous les fichiers

Veuillez noter : Si votre réviseur possède son propre compte, il peut désactiver les emails d'activité du projet dans ses paramètres de notification personnels. Le paramètre personnel remplacera le paramètre de notification par email dans le groupe de réviseurs.

Utilisez les mentions pour notifier immédiatement les autres

Si vous souhaitez qu'une personne soit immédiatement informée d'une nouvelle activité, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de mention dans les commentaires.

Les mentions et les notifications correspondantes ne fonctionnent qu'avec les personnes qui font déjà partie du processus de révision (réviseurs, collaborateurs).

De plus, le centre de notifications affiche les mises à jour en temps réel. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour voir les mises à jour instantanément. Grâce au cercle dans le titre de l'onglet et au badge bleu sur l'icône de la cloche, vous pouvez voir si de nouvelles mises à jour sont disponibles.

Et ensuite ? Une fois que vous avez terminé de régler vos notifications, découvrez comment configurer et gérer les dates d'échéance !

Faites-nous savoir si vous avez des questions en nous contactant via le chat ou en nous envoyant un email à support@filestage.io Nous sommes toujours heureux de vous aider !