Manténgase al tanto de sus proyectos y notificaciones gestionando las notificaciones por correo electrónico en su cuenta. En este artículo, aprenderá a controlar sus notificaciones por correo electrónico, incluyendo cómo desactivarlas para usted o un revisor, recibir notificaciones inmediatas y definir el momento de envío de los correos electrónicos de actividad del proyecto. Descubra los beneficios de los correos electrónicos de actividad del proyecto y los tipos de actividades incluidas en estos correos.

Controle las notificaciones por correo electrónico que recibe

Sabemos que algunos de ustedes desean limitar las alertas por correo electrónico al mínimo, mientras que a otros les gusta mantenerse actualizados. Puede personalizar las notificaciones para las actividades del proyecto, las menciones, las revisiones enviadas y las fechas de vencimiento. Además, puede decidir si sus revisores deben recibir notificaciones de actividad del proyecto.

Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha de la pantalla Vaya a Configuración personal Seleccione Notificaciones Elija las notificaciones que desea activar o desactivar según sus preferencias

¿Cómo recibir notificaciones por correo electrónico para un proyecto?

Como administrador de tu equipo, tienes la posibilidad de ver todos los archivos y proyectos creados por tus compañeros de equipo. Sin embargo, solo recibirás notificaciones por correo electrónico para los proyectos en los que seas específicamente un colaborador del proyecto. Para activar las notificaciones por correo electrónico para un proyecto, puedes unirte al proyecto invitándote como colaborador del proyecto.

Accede al proyecto para el cual deseas recibir notificaciones Haz clic en el botón Unirse al proyecto en la parte superior derecha

De esta manera, puedes recibir actualizaciones únicamente sobre los proyectos que realmente te interesan y no tendrás que preocuparte de que tu bandeja de entrada se llene con demasiados correos electrónicos.

Correo electrónico de actividad del proyecto

Filestage te envía una sola notificación por correo electrónico para todas las nuevas actividades que ocurren en tus proyectos. La notificación se envía en un período seleccionado entre 10 minutos y 8 horas. Esto te permite recibir todas las actualizaciones relevantes en un solo correo electrónico, lo que facilita el seguimiento de tus proyectos. Puedes decidir si deseas recibir correos electrónicos de actividad del proyecto.

​Para hacerlo: Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la pantalla Ve a Configuración personal Selecciona Notificaciones Haz clic en el control deslizante Actividad del proyecto para activar o desactivar la notificación según tus preferencias

Consejo: En lugar de desactivar las notificaciones por correo electrónico para las actividades del proyecto, le sugerimos ampliar el período de recepción de las mismas. De esta manera, puede mantenerse informado sin sobrecargar su bandeja de entrada y ser recordado de volver al proyecto.

¿Cuándo se envían las notificaciones por correo electrónico para las actividades del proyecto?

Todas las actividades del proyecto que ocurren en el período seleccionado entre 10 minutos y 8 horas después de la primera actividad se envían en una sola notificación por correo electrónico.

Por ejemplo:

Supongamos que tu compañero de equipo crea un comentario a las 10h. y que has seleccionado un período de una hora. Esto significa que el correo electrónico de actividad del proyecto se enviará 1 hora más tarde, a las 11h. Todas las actividades que ocurran entre las 10h y las 11h se agruparán en esta notificación por correo electrónico.

Si marcas una actividad del proyecto como leída en el centro de notificaciones antes de que se envíe el correo electrónico de actividad del proyecto, esta actualización no se incluirá en el correo electrónico de actividad del proyecto.

¿Cómo definir la duración para los correos electrónicos de actividad del proyecto?

El período predeterminado para los correos electrónicos de actividad del proyecto es de 1 hora, pero puedes personalizar este período en la configuración de notificaciones de tu cuenta.

Para hacerlo, sigue estos pasos: Haz clic en tu avatar y abre tu configuración personal Abre la pestaña de notificaciones Selecciona tu período preferido en el menú desplegable

Menciones

Cuando eres mencionado en un comentario, recibirás una notificación inmediata por correo electrónico. Puedes decidir si deseas recibir notificaciones para las menciones.

Para hacerlo: Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la pantalla Ve a Configuración personal Selecciona Notificaciones Haz clic en el interruptor Menciones para activar o desactivar la notificación según tu preferencia

Decisiones de revisión enviadas

Cuando un revisor ha solicitado cambios o aprobado un archivo, se le notificará de inmediato por un correo electrónico independiente. Puede decidir si desea recibir notificaciones para las decisiones de revisión enviadas.

Para hacerlo: Haga clic en su avatar en la esquina superior derecha de la pantalla Vaya a Configuración personal Seleccione Notificaciones Haga clic en el control deslizante Decisiones de revisión enviadas para activar o desactivar la notificación según sus preferencias

Recordatorio de fecha de vencimiento

Una vez que hayas sido invitado a un grupo de revisores como revisor, recibirás un recordatorio diario por correo electrónico entre las 7:00 y las 8:00 hora local que lista todas tus revisiones pendientes próximas a vencer o atrasadas, pero solo si tienes una revisión pendiente con una fecha de vencimiento entre hace 2 días y en 5 días. Aprende más sobre cómo configurar y gestionar las fechas de vencimiento.

Puedes decidir si deseas recibir notificaciones para las decisiones de revisión enviadas.

Para hacerlo: Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la pantalla Ve a Configuración personal Selecciona Notificaciones Haz clic en el interruptor Recordatorio de fecha de vencimiento para activar o desactivar el recordatorio según tu preferencia

Gestionar las notificaciones por correo electrónico para tus revisores

Localiza el grupo de revisores para el cual deseas desactivar las notificaciones por correo electrónico Haz clic en el ícono de Gestionar los ajustes de los revisores . Desactiva las notificaciones por correo electrónico para todos los archivos

Por favor, ten en cuenta: Si tu revisor tiene su propia cuenta, puede desactivar los correos electrónicos de actividad del proyecto en sus ajustes de notificación personales. El ajuste personal reemplazará el ajuste de notificación por correo electrónico en el grupo de revisores.

Utilice las menciones para notificar inmediatamente a los demás

Si desea que una persona sea informada inmediatamente de una nueva actividad, puede utilizar la funcionalidad de mención. Las notificaciones por correo electrónico para las menciones se envían de inmediato.

Las menciones y las notificaciones correspondientes solo funcionan con las personas que ya forman parte del proceso de revisión (revisores, colaboradores).

Además, el centro de notificaciones muestra las actualizaciones en tiempo real. Puede utilizar esta funcionalidad para ver las actualizaciones al instante. Gracias al círculo en el título de la pestaña y a la insignia azul en el ícono de la campana, puede ver si hay nuevas actualizaciones disponibles.

¿Y ahora qué? Una vez que haya terminado de configurar sus notificaciones, descubra cómo configurar y gestionar las fechas de vencimiento !

Háganos saber si tiene alguna pregunta contactándonos a través del chat o enviándonos un correo electrónico a support@filestage.io ¡Siempre estamos encantados de ayudarle!