Bleiben Sie über Ihre Projekte und Benachrichtigungen auf dem Laufenden, indem Sie die E-Mail-Benachrichtigungen in Ihrem Konto verwalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen steuern können, einschließlich der Deaktivierung für sich selbst oder einen Prüfer, des Erhalts von Sofortbenachrichtigungen und der Festlegung des Zeitpunkts für den Versand von Projektaktivitäts-E-Mails. Entdecken Sie die Vorteile von Projektaktivitäts-E-Mails und die Arten von Aktivitäten, die in diesen E-Mails enthalten sind.

Kontrollieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten

Wir wissen, dass einige von Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen auf ein Minimum beschränken möchten, während andere gerne auf dem Laufenden bleiben. Sie können die Benachrichtigungen für Projektaktivitäten, Erwähnungen, eingereichte Bewertungen und Fälligkeitstermine anpassen. Außerdem können Sie entscheiden, ob Ihre Prüfer Benachrichtigungen über Projektaktivitäten erhalten sollen.

Klicken Sie auf Ihr Avatar in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen Wählen Sie Benachrichtigungen Wählen Sie die Benachrichtigungen aus, die Sie je nach Ihren Vorlieben aktivieren oder deaktivieren möchten

Wie erhalte ich E-Mail-Benachrichtigungen für ein Projekt?

Als Administrator Ihres Teams haben Sie die Möglichkeit, alle Dateien und Projekte zu sehen, die von Ihren Teammitgliedern erstellt wurden. Sie erhalten jedoch nur E-Mail-Benachrichtigungen für Projekte, bei denen Sie speziell als Projektmitarbeiter hinzugefügt wurden. Um E-Mail-Benachrichtigungen für ein Projekt zu aktivieren, können Sie dem Projekt beitreten, indem Sie sich selbst als Projektmitarbeiter einladen.

Gehen Sie zu dem Projekt, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt beitreten oben rechts

Auf diese Weise können Sie nur Updates zu den Projekten erhalten, die Sie wirklich interessieren, und müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihr Posteingang mit zu vielen E-Mails überladen wird.

E-Mail-Benachrichtigung über Projektaktivitäten

Filestage sendet Ihnen eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für alle neuen Aktivitäten, die in Ihren Projekten stattfinden. Die Benachrichtigung wird in einem ausgewählten Zeitraum zwischen 10 Minuten und 8 Stunden gesendet. So erhalten Sie alle relevanten Updates in einer einzigen E-Mail, was die Nachverfolgung Ihrer Projekte erleichtert. Sie können entscheiden, ob Sie E-Mails über Projektaktivitäten erhalten möchten.

​So geht's: Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen Wählen Sie Benachrichtigungen Klicken Sie auf den Schieberegler Projektaktivität um die Benachrichtigung nach Ihren Präferenzen zu aktivieren oder zu deaktivieren

Tipp: Anstatt E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten zu deaktivieren, empfehlen wir Ihnen den Zeitraum für den Empfang dieser Benachrichtigungen zu verlängern. Auf diese Weise können Sie informiert bleiben, ohne Ihr Postfach zu überladen, und werden daran erinnert, zum Projekt zurückzukehren.

Wann werden E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten gesendet?

Alle Projektaktivitäten, die im ausgewählten Zeitraum zwischen 10 Minuten und 8 Stunden nach der ersten Aktivität stattfinden, werden Ihnen in einer einzigen E-Mail-Benachrichtigung zugesendet.

Zum Beispiel:

Angenommen, Ihr Teamkollege erstellt um 10 Uhr einen Kommentar. und Sie haben einen Zeitraum von einer Stunde ausgewählt. Das bedeutet, dass die Projektaktivitäts-E-Mail eine Stunde später um 11 Uhr gesendet wird. Alle Aktivitäten, die zwischen 10 Uhr und 11 Uhr stattfinden, werden in dieser E-Mail-Benachrichtigung zusammengefasst.

Wenn Sie eine Projektaktivität als gelesen im Benachrichtigungszentrum markieren, bevor die Projektaktivitäts-E-Mail gesendet wird, wird diese Aktualisierung nicht in der Projektaktivitäts-E-Mail aufgeführt.

Wie legt man die Dauer für Projektaktivitäts-E-Mails fest?

Der Standardzeitraum für Projektaktivitäts-E-Mails beträgt 1 Stunde, aber Sie können diesen Zeitraum in den Benachrichtigungseinstellungen Ihres Kontos anpassen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor: Klicken Sie auf Ihr Avatar und öffnen Sie Ihre persönlichen Einstellungen Öffnen Sie den Tab Benachrichtigungen Wählen Sie Ihren bevorzugten Zeitraum im Dropdown-Menü aus

Erwähnungen

Wenn Sie in einem Kommentar erwähnt werden, werden Sie sofort per separater E-Mail benachrichtigt. Sie können entscheiden, ob Sie Benachrichtigungen für Erwähnungen erhalten möchten.

So geht's: Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen Wählen Sie Benachrichtigungen Klicken Sie auf den Schalter Erwähnungen um die Benachrichtigung je nach Ihrer Präferenz zu aktivieren oder zu deaktivieren

Eingereichte Überprüfungsentscheidungen

Wenn ein Prüfer Änderungen angefordert oder eine Datei genehmigt hat, werden Sie sofort per separater E-Mail benachrichtigt. Sie können entscheiden, ob Sie Benachrichtigungen für eingereichte Überprüfungsentscheidungen erhalten möchten.

So geht's: Klicken Sie auf Ihr Avatar in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen Wählen Sie Benachrichtigungen Klicken Sie auf den Schieberegler Eingereichte Überprüfungsentscheidungen, um die Benachrichtigung je nach Ihren Vorlieben zu aktivieren oder zu deaktivieren

Erinnerung an Fälligkeitsdatum

Sobald Sie als Prüfer zu einer Gruppe von Prüfern eingeladen wurden, erhalten Sie täglich zwischen 7:00 und 8:00 Uhr Ortszeit eine E-Mail-Erinnerung, die alle Ihre ausstehenden Überprüfungen auflistet, die demnächst fällig oder überfällig sind, jedoch nur, wenn Sie eine ausstehende Überprüfung mit einem Fälligkeitsdatum zwischen vor 2 Tagen und in 5 Tagen haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Fälligkeitsdaten einrichten und verwalten können.

Sie können entscheiden, ob Sie Benachrichtigungen für eingereichte Überprüfungsentscheidungen erhalten möchten.

So geht's: Klicken Sie auf Ihr Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen Wählen Sie Benachrichtigungen Klicken Sie auf den Schieberegler Erinnerung an Fälligkeitsdatum um die Erinnerung je nach Ihren Vorlieben zu aktivieren oder zu deaktivieren

Verwalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Ihre Prüfer

Suchen Sie die Prüfergruppe, für die Sie die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren möchten Klicken Sie auf das Symbol Prüfereinstellungen verwalten . Deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen für alle Dateien

Bitte beachten: Wenn Ihr Prüfer ein eigenes Konto besitzt, kann er die Projektaktivitäts-E-Mails in seinen persönlichen Benachrichtigungseinstellungen deaktivieren. Die persönliche Einstellung überschreibt die E-Mail-Benachrichtigungseinstellung in der Prüfergruppe.

Verwenden Sie @-Erwähnungen, um andere sofort zu benachrichtigen

Wenn Sie möchten, dass eine Person sofort über eine neue Aktivität informiert wird, können Sie die Erwähnungsfunktion verwenden. E-Mail-Benachrichtigungen für Erwähnungen werden sofort gesendet.

Erwähnungen und die entsprechenden Benachrichtigungen funktionieren nur mit Personen, die bereits Teil des Überprüfungsprozesses sind (Rezensenten, Mitwirkende).

Außerdem zeigt das Benachrichtigungszentrum Updates in Echtzeit an. Sie können diese Funktion nutzen, um Aktualisierungen sofort zu sehen. Dank des Kreises im Tab-Titel und des blauen Badges auf dem Glockensymbol können Sie sehen, ob neue Updates verfügbar sind.

Und was kommt als Nächstes? Sobald Sie Ihre Benachrichtigungen eingerichtet haben, erfahren Sie, wie Sie Fälligkeitsdaten einrichten und verwalten können!

Lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben, indem Sie uns über den Chat kontaktieren oder uns eine E-Mail an support@filestage.io senden. Wir helfen Ihnen gerne weiter!