Verwalte deine E-Mail-Benachrichtigungen

Bleibe über deine Projekte und Benachrichtigungen auf dem Laufenden, indem du die E-Mail-Benachrichtigungen in deinem Konto nutzt. In diesem Artikel lernst du, wie du deine E-Mail-Benachrichtigungen steuern kannst, einschließlich der Deaktivierung für dich selbst oder deine Reviewer, des Erhalts von Sofortbenachrichtigungen und der Festlegung des Zeitpunkts für den Versand von Projektaktivitäts-E-Mails. Lerne mehr über die Vorteile von Projektaktivitäts-E-Mails und die verschiedenen Arten von Aktivitäten, die in diesen E-Mails enthalten sind.

Kontrolliere die E-Mail-Benachrichtigungen, die du erhältst

Wir wissen, dass viele unserer User E-Mail-Benachrichtigungen auf ein Minimum beschränken möchten, während andere gerne auf dem Laufenden bleiben.
Zum Glück kannst du die Benachrichtigungen für Projektaktivitäten, Erwähnungen, eingereichte Reviewentscheidungen und Deadlines anpassen. Außerdem kannst du darüber entscheiden, ob deine Reviewer Benachrichtigungen über Projektaktivitäten erhalten sollen.

Klicke auf dein Avatar in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Gehe zu Persönliche Einstellungen Wähle Benachrichtigungen Wähle die Benachrichtigungen aus, die du je nach deinen Vorlieben aktivieren oder deaktivieren möchtest

Wie erhalte ich E-Mail-Benachrichtigungen für ein Projekt?

Als Administrator Ihres Teams hast du die Möglichkeit, alle Dateien und Projekte zu sehen, die von deinen Teammitgliedern erstellt wurden. Du erhältst jedoch nur E-Mail-Benachrichtigungen für Projekte, bei denen du speziell als Projektmitarbeiter hinzugefügt wurdest. Um E-Mail-Benachrichtigungen für ein Projekt zu aktivieren, kannst du dem Projekt jederzeit beitreten, indem du dich selbst als Projektmitarbeiter einlädst.

Gehe zu dem Projekt, für das du Benachrichtigungen erhalten möchtest Klicke auf die Schaltfläche Projekt beitreten oben rechts

Auf diese Weise erhältst du nur Updates zu den Projekten, die dich wirklich interessieren, und musst dir keine Sorgen machen, dass dein Posteingang mit zu vielen E-Mails überladen wird.

E-Mail-Benachrichtigungen über Projektaktivitäten

Filestage sendet dir eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für alle neuen Aktivitäten, die in deinen Projekten stattfinden. Diese Benachrichtigung wird in einem wählbaren Zeitraum zwischen 10 Minuten und 8 Stunden gesendet. So erhältst du alle relevanten Updates in einer einzigen E-Mail, was die Nachverfolgung deiner Projekte erleichtert. Du kannst selbst entscheiden, ob du E-Mails über Projektaktivitäten erhalten möchtest.

​So geht's: Klicke auf dein Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehe zu Persönliche Einstellungen Wähle Benachrichtigungen Klicke auf den Schieberegler Projektaktivität um die Benachrichtigung nach deinen Präferenzen zu aktivieren oder zu deaktivieren

Tipp: Anstatt E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten zu deaktivieren, empfehlen wir dir den Zeitraum für den Empfang dieser Benachrichtigungen zu verlängern. Auf diese Weise bleibst du informiert, ohne dein Postfach zu überladen, und wirst daran erinnert, ins Projekt zu schauen.

Wann werden E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten gesendet?

Alle Projektaktivitäten, die im ausgewählten Zeitraum zwischen 10 Minuten und 8 Stunden nach der ersten Aktivität stattfinden, werden dir in einer einzigen E-Mail-Benachrichtigung zugesendet.

Zum Beispiel:

Angenommen, dein Teamkollege erstellt um 10 Uhr einen Kommentar. und du hast einen Zeitraum von einer Stunde ausgewählt. Das bedeutet, dass die Projektaktivitäts-E-Mail eine Stunde später um 11 Uhr gesendet wird. Alle Aktivitäten, die zwischen 10 Uhr und 11 Uhr stattfinden, werden in dieser E-Mail-Benachrichtigung zusammengefasst.

Wenn du eine Projektaktivität im Benachrichtigungszentrum als gelesen markierst, bevor die Projektaktivitäts-E-Mail gesendet wird, wird diese Aktualisierung nicht in der Projektaktivitäts-E-Mail aufgeführt.

Wie legt man die Dauer für Projektaktivitäts-E-Mails fest?

Der Standardzeitraum für Projektaktivitäts-E-Mails beträgt 1 Stunde, aber du kannst diesen Zeitraum in den Benachrichtigungseinstellungen deines Kontos anpassen.

Gehe dazu wie folgt vor: Klicke auf dein Avatar und öffnen deine persönlichen Einstellungen Öffne den Tab Benachrichtigungen Wähle deinen bevorzugten Zeitraum im Dropdown-Menü aus

Erwähnungen

Wenn du in einem Kommentar erwähnt wirst, wirst du sofort per separater E-Mail benachrichtigt. Du kannst selbst entscheiden, ob du Benachrichtigungen für Erwähnungen erhalten möchtest.

So geht's: Klicke auf deinen Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehe zu Persönliche Einstellungen Wähle Benachrichtigungen Klicke auf den Schalter Erwähnungen um die Benachrichtigung je nach Präferenz zu aktivieren oder zu deaktivieren

Eingereichte Reviewentscheidungen

Wenn ein Reviewer Änderungen angefordert oder eine Datei genehmigt hat, wirst du sofort per separater E-Mail benachrichtigt. Du kannst selbst entscheiden, ob du Benachrichtigungen für eingereichte Reviewentscheidungen erhalten möchtest.

So geht's: Klicke auf deinen Avatar in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Gehe zu Persönliche Einstellungen Wähle Benachrichtigungen Klicke auf den Schieberegler Eingereichte Reviewentscheidungen, um die Benachrichtigung je nach Wunsch zu aktivieren oder zu deaktivieren

Erinnerung an Deadlines

Sobald du als Reviewer zu einer Reviewergruppe eingeladen wurdest, erhältst du werktags täglich zwischen 7:00 und 8:00 Uhr Ortszeit eine E-Mail-Erinnerung, die alle deine ausstehenden Reviews auflistet, die demnächst fällig oder überfällig sind, jedoch nur, wenn du einen ausstehenden Review mit einer Deadline zwischen vor 2 Tagen und in 5 Tagen hast. An Wochenenden werden keine Erinnerungsemails für Deadlines versendet.

Erfahre hier mehr darüber, wie du Deadlines einrichten und verwalten kannst.

Du kannst entscheiden, ob du Benachrichtigungen für Deadlines erhalten möchtest.

So geht's: Klicke auf dein Avatar oben rechts auf dem Bildschirm Gehe zu Persönliche Einstellungen Wähle Benachrichtigungen Klicke auf den Schieberegler Erinnerung an Deadline um die Erinnerung je nach Wunsch zu aktivieren oder zu deaktivieren

Verwalte E-Mail-Benachrichtigungen für deine Reviewer

Suche die Reviewergruppe, für die du die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren möchtest. Klicke auf das Symbol Reviewereinstellungen verwalten . Aktiviere oder deaktiviere die E-Mail-Benachrichtigungen für alle Dateien

Bitte beachten: Wenn ein Reviewer ein eigenes Konto besitzt, kann er die Projektaktivitäts-E-Mails in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen deaktivieren. Die persönliche Einstellung überschreibt die E-Mail-Benachrichtigungseinstellung in der Reviewergruppe.

Verwende @-Erwähnungen, um andere sofort zu benachrichtigen

Wenn du möchtest, dass eine Person sofort über eine neue Aktivität informiert wird, kannst du die Erwähnungsfunktion verwenden. E-Mail-Benachrichtigungen für Erwähnungen werden sofort gesendet.

Erwähnungen und die entsprechenden Benachrichtigungen funktionieren nur mit Personen, die bereits Teil des Reviewprozesses sind (Reviewer, Projektmitarbeiter).

Außerdem zeigt das Benachrichtigungszentrum Updates in Echtzeit an. Du kannst diese Funktion nutzen, um Updates sofort zu sehen. Dank des Kreises im Tab-Titel und des blauen Badges auf dem Glockensymbol siehst du sofort, wenn es etwas Neues zu bearbeiten gibt!

Und was kommt als Nächstes? Sobald du deine Benachrichtigungen eingerichtet hast, lerne, wie du Deadlines einrichten und verwalten kannst!

Lass uns wissen, wenn du Fragen hast, indem du uns über den Chat kontaktierst oder uns eine E-Mail an support@filestage.io sendest. Wir helfen dir gerne weiter!