Artikel-Übersicht:
✅ Übersicht aller Benachrichtigungen
✅ Kontrolliere, welche E-Mail-Benachrichtigungen du erhältst
🗸 Eingereichte Review-Entscheidungen
🗸 Erinnerung an Fälligkeitsdaten
✅ Verwalte E-Mail-Benachrichtigungen für deine Reviewer
✅ Verwende Erwähnungen, um andere sofort zu benachrichtigen
Behalte den Überblick über deine Projekte und Benachrichtigungen, indem du E-Mail-Benachrichtigungen in deinem Konto verwaltest. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine E-Mail-Benachrichtigungen verwalten kannst, z. B. wie du sie für dich oder deine Reviewer deaktivierst, wie du sofortige Benachrichtigungen erhältst und wie du den Zeitpunkt für Projektaktivitäts-E-Mails festlegst. Entdecken Sie die Vorteile von Projektaktivitäts-E-Mails und die Arten von Aktivitäten, die in diesen E-Mails enthalten sind.
Übersicht aller Benachrichtigungen
Derzeit versenden wir verschiedene E-Mail-Benachrichtigungen an unsere Nutzer und Reviewer, darunter:
Einladung für Projektmitarbeiter
Benachrichtigung über Review-Entscheidungen
Benachrichtigung über Erwähnungen
Erinnerung an Fälligkeitsdaten
Updates zu Projektaktivitäten.
Kontrolliere, welche E-Mail-Benachrichtigungen du erhältst
Einige von euch möchten die E-Mail-Benachrichtigungen auf ein Minimum beschränken, während andere immer auf dem Laufenden sein möchten. Du kannst Benachrichtigungen für Projektaktivitäten, Erwähnungen, eingereichte Review-Entscheidungen und Fälligkeitstermine anpassen. Außerdem kannst du festlegen, ob deine Reviewer Benachrichtigungen über Projektaktivitäten erhalten sollen.
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Wähle aus, welche Benachrichtigungen du je nach deinen Vorlieben aktivieren oder deaktivieren möchtest.
Wie kann ich E-Mail-Benachrichtigungen für Projekte erhalten?
Als Admin deines Teams hast du die Möglichkeit, alle von deinen Teamkollegen erstellten Dateien und Projekte zu sehen. Du erhältst jedoch nur E-Mail-Benachrichtigungen für Projekte, an denen du als Projektmitarbeiter beteiligt bist. Um E-Mail-Benachrichtigungen für ein Projekt zu erhalten, musst du dem Projekt beitreten, indem du dich als Projektmitarbeiter hinzufügst.
Öffne das Projekt, von dem du Benachrichtigungen erhalten möchtest
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Projekt beitreten
Auf diese Weise bekommst du nur Updates zu Projekten, die dich wirklich interessieren, und musst dir keine Sorgen machen, dass dein Posteingang mit zu vielen E-Mails überfüllt ist.
Projektaktivität E-Mail
Filestage sendet dir eine einzige E-Mail-Benachrichtigung für alle neuen Aktivitäten, die in deinen Projekten auftreten. Die Benachrichtigung wird innerhalb eines ausgewählten Zeitraums zwischen 10 Minuten und 8 Stunden verschickt. Auf diese Weise erhältst du alle relevanten Aktualisierungen in einer einzigen E-Mail, so dass du den Überblick über deine Projekte behältst. Du kannst selbst entscheiden, ob du E-Mails über Projektaktivitäten erhalten möchtest. Um dies festzulegen:
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Klicke auf den Schieberegler für die Projektaktivität, um die Benachrichtigung je nach Bedarf zu aktivieren oder zu deaktivieren.
💡Pro-Tipp: Anstatt die E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten zu deaktivieren, empfehlen wir, den Zeitraum für den Erhalt der Benachrichtigungen zu verlängern. Auf diese Weise bleibst du immer auf dem Laufenden, ohne dass dein Posteingang überlastet wird, und wirst daran erinnert, dich wieder mit den Projekten zu befassen.
Aktivitäten, die in den Benachrichtigungen über Projektaktivitäten enthalten sind:
✅Neue Kommentare und Antworten
✅Neue Dateien und neue Versionen
✅Eingereichte Review-Entscheidung
✅Gelikte Kommentare👍
Aktivitäten die einzeln und sofort per E-Mail verschickt werden:
❌Einladungen als Projektmitarbeiter
❌Einladungen, als Reviewer zu einer Reviewer-Gruppe beizutragen
❌Erwähnungen durch andere Nutzer
Wann werden E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten verschickt?
Alle Projektaktivitäten, die innerhalb des gewählten Zeitraums nach der ersten Aktivität stattfinden, werden in einer einzigen E-Mail-Benachrichtigung verschickt.
Beispiel:
Angenommen, dein Teamkollege erstellt um 10 Uhr einen Kommentar und du hast eine Zeitspanne für Projektaktivitäts-E-Mails von 1 Stunde festgelegt. Das bedeutet, dass die Projektaktivitäts-E-Mail 1 Stunde später um 11 Uhr verschickt wird. Alle Aktivitäten, die zwischen 10 Uhr und 11 Uhr auftreten, werden in dieser E-Mail-Benachrichtigung gebündelt.
Wenn du eine Projektaktivität in der Benachrichtigungszentrale als gelesen markierst, bevor die Projektaktivitäts-E-Mail verschickt wurde, wird dieses Update in der E-Mail nicht mehr erwähnt.
Wie kann ich die Zeitspanne für Projektaktivitäts-E-Mails einstellen?
Der Standardzeitraum für Projektaktivitäts-E-Mails beträgt 1 Stunde, aber du kannst diese Zeitspanne in den Benachrichtigungseinstellungen deines Kontos anpassen. Folge den folgenden Schritten, um dies zu tun:
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Wähle den gewünschten Zeitraum aus dem Dropdown-Menü.
Erwähnungen
Wenn du in einem Kommentar erwähnt wirst, wirst du sofort mit einer separaten E-Mail benachrichtigt. Du kannst entscheiden, ob du Benachrichtigungen für Erwähnungen erhalten möchtest. Um dies zu tun:
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Klicke auf den Schieberegler für Erwähnungen, um die Benachrichtigung nach Wunsch zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Eingereichte Review-Entscheidungen
Wenn ein Reviewer Änderungen angefordert oder eine Datei freigegeben hat, wirst du sofort mit einer separaten E-Mail benachrichtigt. Du kannst entscheiden, ob du Benachrichtigungen für eingereichte Review-Entscheidungen erhalten möchtest. Um dies zu tun:
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Klicke auf den Schieberegler für Eingereichte Review-Entscheidungen, um die Benachrichtigung nach Wunsch zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Erinnerung an das Fälligkeitsdaten
Sobald du als Reviewer zu einer Reviewer-Gruppe eingeladen wurdest, erhältst du täglich zwischen 7:00 und 8:00 Uhr Ortszeit eine Benachrichtigung per E-Mail, die alle deine ausstehenden Reviews auflistet, die bald fällig oder überfällig sind. Jedoch nur, wenn du ein ausstehendes Review mit einem Fälligkeitsdatum zwischen 2 Tagen vor und 5 Tagen in der Zukunft hast. Erfahre mehr darüber, wie du Fälligkeitsdaten festlegen und verwalten kannst.
Du kannst entscheiden, ob du Erinnerungen an Fälligkeittsdaten erhalten möchtest. Um dies zu tun:
Klicke auf deinen Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Gehe zu Persönliche Einstellungen.
Wähle Benachrichtigungen.
Klicke auf den Schieberegler Erinnerung an Fälligkeitsdaten, um die Erinnerung nach deinen Wünschen zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Verwalte E-Mail-Benachrichtigungen für deine Reviewer
Navigiere zu der Reviewer-Gruppe, bei dem du die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren möchtest.
Klicke auf das Reviewer-Einstellungen verwalten Symbol.
Deaktiviere E-Mail-Benachrichtigungen für Projektaktivitäten.
📌Bitte beachte: Wenn dein Reviewer ein eigenes Konto hat, kann er die Projektaktivitäts-E-Mail in seinen persönlichen Benachrichtigungseinstellungen deaktivieren. Die persönliche Einstellung hat Vorrang vor der E-Mail-Benachrichtigungseinstellung in der Reviewer-Gruppe.
Verwende Erwähnungen, um andere sofort zu benachrichtigen
Wenn du möchtest, dass jemand sofort über eine neue Aktivität informiert wird, kannst du die Erwähnungsfunktion nutzen. E-Mail-Benachrichtigungen für Erwähnungen werden sofort verschickt.
❗Erwähnungen und die dazugehörigen Benachrichtigungen funktionieren nur, wenn die erwähnte Person bereits am Review-Prozess beteiligt ist (Reviewer, Projektmitarbeiter).
Außerdem zeigt die Benachrichtigungszentrale Aktualisierungen in Echtzeit an. Du kannst diese Funktion nutzen, um Aktualisierungen sofort zu sehen. Anhand des Kreises im Tab-Titel und des blauen Abzeichens auf dem Glockensymbol kannst du sehen, ob neue Aktualisierungen verfügbar sind.
💡 Wie geht's weiter? Sobald du deine Benachrichtigungen angepasst hast, erfährst du, wie du Fälligkeitsdaten festlegen und verwalten kannst!
Wenn du Fragen hast, kontaktiere uns im Chat oder schicke uns eine E-Mail an support@filestage.io. Wir helfen dir gerne weiter!