Dies ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir zeigt, wie du den kreativen Review-Prozess vom ersten Kundenbriefing bis zur endgültigen Abgabe der Inhalte effizient managen kannst. Die Verwendung dieses Prozesses in Filestage gewährleistet maximale Produktivität bei der Erstellung von hochwertigem Material, indem du eine interne Qualitätsprüfung einrichtest, bevor du Dateien mit dem Kunden austauschst.

Der Kreativ-Workflow

1. Das Kundenbriefing: Hole dir Anweisungen von deinem Kunden

Zuerst wirst du von deinem Kunden eine Einführung sowie Anweisungen erhalten wollen. Nachdem alles klar ist, kannst du mit dem Job direkt loslegen, indem du ein Projekt in Filestage erstellst.

Sobald du ein Projekt erstellt hast, siehst du den "Reviewer-Gruppe 1". Benenne diesen um, um deutlich zu machen, in welcher Reviewer-Gruppe genau du dich befindest. Normalerweise benennen Agenturen die erste Gruppe in "Internes Review" um. Jetzt, da die erste Reviewer-Gruppe für dein Team verständlich ist, lade ein PDF des Briefing-Dokuments hoch, welches die Kundenanweisungen enthält.
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​Weißt du schon, dass du deinen Kunden und externen Partnern ermöglichen kannst Dateien direkt in dein Projekt zu laden? Mit diesem Feature können deine Kunden einfach ihr Briefing-Dokument direkt hochladen und du vermeidest so den Umweg über andere Plattformen, um Dateien auszutauschen.

Wenn du vor Beginn des Produktionsprozesses eine kreative Kurzvorlage benötigen, können du oder dein Kunde sich diesen Kurzartikel über Kreatives Briefing ansehen. 

2. Das Konzept: Erstelle ein Konzept und hole die Freigabe ein

Nachdem das Projekt gestartet wurde, solltest du das Konzept erstellen und intern freigeben lassen.

Konzepterstellung und interne Freigabe

Erstelle auf der Grundlage des Briefing-Dokuments dein Konzept. Sobald das Konzept erstellt ist, wirst du das Konzept als neue Version der vorherigen Briefing-Datei hochladen wollen. Dadurch wird es während des Projekts für interne Reviewer jederzeit zugänglich.

Danach möchtest du gerne Feedback von deinen internen Reviewern erhalten; deshalb lädst du nun deine Kollegen oder Vorgesetzten als Reviewer zur ersten Reviewer-Gruppe "Internes Review" ein. Auf diese Weise können sie Kommentare hinterlassen, Änderungen anfragen und das Konzept anschließend freigeben. Wenn die Reviewer Änderungen wünschen und du das Konzept änderst, kannst du mit Hilfe der integrierten Versionierungsfunktion neue Versionen über die Vorgängerversion hochladen. Wiederhole diesen Vorgang, bis du eine Freigabe für das Konzept erhältst.

Sobald das Konzept intern freigegeben ist, kann es in den nächsten Prozessschritt verschoben werden. In dieser Gruppe stimmst du das Konzept mit dem Kunden ab, um dessen Zustimmung zu erhalten.

Koordination und Freigabe mit dem Kunden

Jetzt, da es an der Zeit ist, den Kunden einzubeziehen, erstelle eine zweite Reviewer-Gruppe im Projekt. Benenne die Gruppe zum Beispiel in  "Kunden Review" um. Wenn du diesen Namen verwendest, verstehen deine Teamkollegen, dass es Aufgabe der Kunden ist, die Dateien in dieser Gruppe zu überprüfen. 

Lade den Kunden nun als Reviewer zu dieser neu erstellen Reviewer-Gruppe ein.

Ziehe anschließend das intern freigegebene Konzept per Drag & Drop aus dem "Internes Review" in die Gruppe "Kunden Review". 

Der Kunde wird per E-Mail benachrichtigt, dass es in seiner Reviewer-Gruppe eine neue Datei gibt, welche auf sein Feedback wartet. Auf diese Weise kann der Kunde das Konzept überprüfen, Änderungen anfragen oder grünes Licht geben.

Bitte beachte: Auf diese Weise sieht dein Kunde keinerlei interne Kommentare aus dem vorherigen Reviewer-Gruppe.

Sobald der Kunde das Konzept freigegeben hat, werden die Inhalte produziert und anschließend intern und extern freigegeben.

3. Die Produktion: Inhalte erstellen und Freigabe erhalten

Sobald das Konzept freigeben wurde, beginnt der produktive Teil! Es ist an der Zeit, das Konzept durch die Erstellung von Inhalten zum Leben zu erwecken. Diese sollen zuerst von deinem Team und schließlich von deinem Kunden freigegeben nehmen.

Erstelle den Inhalt und lasse ihn intern freigeben

Beginne diesen Prozess, indem du das freigegebene  Konzept aus dem " Kunden Review" zurück in das "Interne Review" ziehst. Indem du es in die zweite Reviewer-Gruppe einfügst, stellst du sicher, dass interne Teamkommentare für den Kunden verborgen bleiben. So kannst du das Projekt ganz privat und sicher besprechen. 

Nachdem dein Team Inhalte basierend auf dem Konzept erstellt hat, lade diese Inhalte als neue Version des Konzepts hoch, wie du es in den vorherigen Reviewer-Gruppen getan hast. 

Erneut werden dann die Reviewer dieser Reviewer-Gruppe darüber informiert, dass es eine neue Version gibt, die ihr Feedback und ihre Freigabe benötigen. 

Reviewer können per E-Mail auf die Inhalte zugreifen und Kommentare hinterlassen. Sie können dann auch entscheiden, ob sie die Version freigaben oder Änderungen beantragen. Wenn sie Änderungen anfragen, musst du lediglich den Inhalt ändern und neue Inhalte als eine neue Version hochladen. Das garantiert dir ein fantastisches internes Qualitätsmanagement.

Sobald das Projekt mit dem internen Team freigegeben wird, ist es an der Zeit, es zur Freigabe an den Kunden zurückzusenden.

Abstimmung der Inhalte mit dem Kunden

Ähnlich wie in der vorherigen Reviewer-Gruppe ziehst du die Datei per Drag-and-Drop in die Reviewer-Gruppe "Kunden Review". Der Kunde wird per E-Mail darüber informiert, dass neue Inhalte verfügbar sind, die seine Freigabe benötigen.

Der Kunde kann über den Link in der E-Mail-Nachricht auf das Projekt zugreifen. Dann kann er mit dem Kommentieren beginnen und anschließend Änderungen an der Datei anfordern oder die Datei freigeben.

Wenn der Kunde Änderungen anfordert, aktualisierst du den Inhalt basierend auf den Kommentaren und lädst dann die neue Version des Inhalts über die vorherige Version mit Hilfe der integrierten Versionierungsfunktion hoch. 

Wenn die neue Version hochgeladen wird, wird der Kunde erneut per E-Mail benachrichtigt und der Prozess kann so lange wiederholt werden, bis du die endgültige Freigabe des Kunden erhältst.

Nachdem der Kunde den Inhalt freigegeben hat, ist es an der Zeit, das Projekt abzuschließen. 

4. Das Finale: Abschluss des Projekts

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, kannst du dem Kunden einen Überblick über alle angefragten und alle abgeschlossenen Änderungen geben. Dadurch wird wieder einmal das Qualitätsmanagement sichergestellt. 

Du kannst alles ganz einfach mit dem Kunden teilen.

Folge einfach diesen Schritten:

1. Verwende die Export-Funktion, um ein Review-Bericht als PDF zu erhalten.

2. Packe das PDF und alle anderen Anlagen (Inhalte, Grafiken, Schriften, etc.) in eine ZIP-Datei.a. Dadurch erhält der Kunde einen Überblick über den Projektfortschritt und die Änderungswünsche.

3. Lade die ZIP-Datei als neue Version (und hoffentlich die endgültige Version!) in Filestage hoch.

4. Verschiebe die gesamte Datei in den Bereich Freigegeben und aktiviere die Download-Funktion für deinen Kunden.
   a. Kunden können benachrichtigt werden, z.B. indem sie in einem Kommentar (@/+E-Mail-Adresse Kommentar) erwähnt werden. So kannst du dem Kunden mitteilen, dass die endgültige Datei zum Herunterladen bereit ist.

5. Schließlich - vergiss nicht, eine Rechnung zu schicken! 
   a. Wenn nötig, lade die Rechnung als letzte Version einer Datei in Filestage hoch.

Nun könnt ihr gemeinsam auf ein erfolgreiches Projekt anstoßen ;-) 

💡 Wie geht es weiter? Sobald du den kreativ-Workflow für Agenturen gesehen hast, schaue dir die Erste Schritte Checkliste an.

Wenn du Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du gerne mit uns chatten oder uns eine E-Mail schicken an support@filestage.io. Wir helfen dir gerne weiter.