Projektmanager sind es gewohnt, mit knappen Fristen und Budgets zu jonglieren und gleichzeitig hervorragende Projekte zu liefern. Und zugegebenermaßen ist die gleichzeitige Koordination dieser drei Faktoren eine riesige Herausforderung.
Um den Projektmanagern unter uns das Leben ein wenig einfacher zu machen, stellen wir hier 5 Möglichkeiten vor, wie sich Filestage mittels Zapier mit den beliebtesten Tools verbinden lässt:
Automatisierte Benachrichtigungen
Datensicherung
Aufgabenmanagement
Zeiterfassung
Projektdokumentation
1. Automatisierte Benachrichtigungen
Wenn du bereits eine Form von automatischen Benachrichtigungen verwendest, kannst du dir deine Arbeit wahrscheinlich gar nicht mehr ohne sie vorstellen. Diese unauffälligen Benachrichtigungen halten dich über eine Vielzahl an Aktivitäten in deinem Projekt auf dem Laufenden.
Mit unserer Integration von Filestage und Zapier kannst du Tausende von Apps mit deinem Filestage-Konto verbinden und automatische Benachrichtigungen auf deinem bevorzugten Kommunikationskanal erhalten.
Mit folgenden Nachrichtenapps kannst du dein Filestage-Profil verbinden:
Slack
Microsoft Teams
Discord
Dadurch bekommst du eine Benachrichtigung, wenn jemand eine neue Datei hochlädt, den Status einer Datei ändert oder einen neuen Kommentar hinzufügt.
So musst du dich nicht jedes Mal bei Filestage anmelden, um den Projektstatus zu überprüfen. Außerdem kannst du so sichergehen, dass du keine laufende Diskussion auf Filestage verpasst. Dies ist vor allem für Remote-Teams nützlich, damit alle immer auf dem Laufenden bleiben.
2. Datensicherung
Wir alle sind uns einig, dass die Datensicherung notwendig, aber zeitaufwändig ist. Zum Glück kannst du mit Filestage deine Dateien automatisch sichern, was dir viel Zeit und Energie sparen kann.
Mit Zapier kannst du zwischen den Cloud-Speicherdiensten Google Drive, OneDrive oder Dropbox wählen, um deine Dateien von Filestage automatisch zu sichern. Das war's dann auch schon - alle deine Dateien werden von nun an automatisch gesichert.
So schaffst du ein zusätzliches Sicherheitsnetz und stellst sicher, dass deine Dateien nicht durch technische oder menschliche Fehler verloren gehen können.
3. Aufgabenmanagement
Eine der Hauptaufgaben aller Projektmanager ist das Aufgabenmanagement. Und mit Zapier kannst du dein Filestage-Konto mit deiner Projektmanagement-App verbinden und deine Aufgaben so automatisieren.
Du kannst dein Filestage-Konto mit Asana, ClickUp, Monday.com, Jira, Basecamp oder Trello verbinden.
Folgende Funktionen kannst du in Filestage automatisieren, um dein Aufgabenmanagement zu vereinfachen:
Erhalte eine neue Aufgabe oder ein Ticket, wenn jemand eine neue Datei auf Filestage hochlädt
Erhalte eine neue Aufgabe, wenn ein Projektmitarbeiter dich um eine Überprüfung bittet
Erhalte eine neue Aufgabe, wenn jemand einen neuen Kommentar erstellt
Wenn du deine Projektmanagement-Tools mit Filestage verbindest, kannst du sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Dies hilft deinen Teams, strukturiert zu arbeiten und stellt sicher, dass nichts mehr übersehen wird.
4. Zeiterfassung
Das Wissen, wie viel Zeit dein Team für bestimmte Aufgaben aufwendet, hilft dir, den Prozess zu optimieren und deinen Kunden genaue Rechnungen stellen zu können. Mit Zapier kannst du dein Filestage-Konto mit einer Zeiterfassungs-App wie Toggl verbinden und die Zeit aufzeichnen, die du mit der Bearbeitung von Dateien verbracht hast.
Hier ist alles, was du von Filestage aus verfolgen kannst:
Zeitaufwand für die Überprüfung bestimmter Projekte
Zeitaufwand für die Überprüfung von Dateien
Zeit bis zur Freigabe
Stelle dir nur vor, wie viel Zeit du und deine Kollegen sparen könnt, wenn keine Stunden mehr in einer separaten Tabelle dokumentiert werden müssen. Nicht zu vergessen die wertvollen Rückschlüsse, die du aus diesen Daten über deinen Prüf- und Genehmigungsprozess ziehen kannst.
5. Projektdokumentation
Für alle Projekte, die du verwaltest, müssen bestimmte Dinge dokumentiert und gespeichert werden.
Dank Zapier kannst du dein Filestage-Konto mit Microsoft Excel verbinden und mehrere automatisierte Aktionen für dich ausführen lassen.
Das bedeutet, dass für jedes neue Projekt, jede Datei, jeden Ordner oder jede Statusänderung in Filestage neue Zeilen zu Ihren Excel-Tabellen hinzugefügt werden. Du kannst dabei sogar wählen, ob du diese neue Aktivität nach Name oder ID erfassen möchtest.
Diese automatisierten Aktionen helfen dir:
den Überblick über abgeschlossene Projekte zu behalten
einen Überblick über alle Dateien im Projekt zu haben
den Status deiner Projekte im Blick zu behalten
Wie richtet man Integrationen mit Zapier und Filestage ein?
Ab jetzt findest du Zapier in der Liste der Integrationen in Filestage Apps.
Zapier ermöglicht es dir, dein Filestage-Konto mit Tausenden von anderen Apps zu verbinden und so ziemlich jede Aufgabe zu automatisieren, die du dir vorstellen kannst.
Hier sind einige wenige einfache Schritte, um deine eigenen Zaps in Filestage zu erstellen:
Öffne Zapier und suche nach Filestage und dem anderen Tool, mit dem du es verbinden möchtest
Authentifiziere Filestage und die andere Anwendung
Wähle eine der Anwendungen als Auslöser, um deine Automatisierung zu starten
Wähle eine resultierende Aktion aus der Anwendung
Wähle aus, welche Daten du von einer App an die andere senden möchtest
Das war's, ab jetzt kannst du automatisierte Aktionen nutzen!