In diesem Artikel stellen wir die beliebtesten Automatisierungen unserer Nutzer vor und zeigen, wie so beim Review von Inhalten Zeit gespart werden kann.
Vom Verschieben von Inhalten zwischen Reviewergruppen bis hin zur Überprüfung, ob die Inhalte den höchsten Standards entsprechen, bietet Filestage viele Tricks, um den manuellen Aufwand für dein Team zu minimieren. Und das Beste daran? Du kannst alle diese Automatisierungen auch zu deinen Projektvorlagen hinzufügen, um später Zeit beim Anlegen neuer Projekte zu sparen.
Lass uns einen Blick darauf werfen!
Starte einen Review in der nächsten Reviewergruppe
Wenn alle Reviewer in der ersten Gruppe (z. B. Marketing) eine Datei genehmigen, ändern Sie den Review-Status automatisch in „Genehmigt“ und starten den Review in der nächsten Reviewergruppe (z. B. Compliance).
Das hilft dir, den Überprüfungsprozess um Tage zu verkürzen und Verzögerungen zu vermeiden, wenn deine Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind.
Ein Fälligkeitsdatum hinzufügen
Wenn ein neuer Review beginnt, kannst du das Fälligkeitsdatum automatisch auf eine bestimmte Anzahl von Tagen in der Zukunft setzen (z. B. zwei Tage).
So gehst du sicher, dass du nie vergisst, deinen Dateien ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen. Gleichzeitig wird eine einheitliche Vorgabe für alle Reviewer geschaffen, die so immer wissen, wann ihr Feedback benötigt wird.
Dateien in einen Abschnitt verschieben
Wenn eine Datei von der letzten Reviewergruppe genehmigt wurde, kannst du sie in den Bereich "Bereit zur Veröffentlichung" verschieben und so dem Content Management Team signalisieren, dass sie dass sie zur Veröffentlichung freigegeben ist.
Archiviere inaktive Projekte
Wenn in einem Projekt über einen bestimmten Zeitraum (z.B. 90 Tage) keine Aktivitäten stattgefunden haben, kann es sinnvoll sein, das Projekt zu archivieren. Dadurch wird Platz für neue Projekte frei, da archivierte Projekte nicht auf das Limit angerechnet werden.
Ändere den Review-Status basierend auf bestimmten Reviewern
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, zur nächsten Reviewergruppe überzugehen, sobald ein bestimmter Reviewer seine Zustimmung gegeben hat, z. B. der Creative Director.
Mit dieser Automatisierung kannst du den Review-Status einer Datei auf der Grundlage der Entscheidungen bestimmter Prüfer ändern. Anschließend kann der Review automatisch in der nächsten Gruppe gestartet werden.
