En este capítulo, trataremos:
La diferencia entre colaboradores y revisores
Tipos de funciones de los miembros del equipo
Tipos de funciones de los revisores
Los colaboradores son las personas de tu equipo que quieres que tengan acceso a todo tu proyecto. Como su nombre indica, debes invitar a personas como colaboradores si estáis trabajando juntos para crear o entregar contenido para ese proyecto.
Puedes ver e invitar a colaboradores desde la esquina superior derecha del panel de control de tu proyecto. Entonces podrán:
Crear nuevos grupos de revisores
Invitar a revisores a un grupo de revisores
Invitar a miembros del equipo a ser colaboradores de un proyecto
Subir nuevos archivos o versiones
Eliminar archivos o versiones
Comentar archivos en cualquier grupo de revisores
Descargar los archivos
Ver el historial completo de versiones de un archivo, incluidos todos los comentarios anteriores
💡 Consejo: Antes de invitar a un miembro de tu equipo como colaborador, tendrás que invitarle a tu equipo en Filestage para que pueda crear una cuenta.
Los revisores son personas a las que los colaboradores invitan a compartir opiniones o a aprobar sus archivos.
Puedes invitar a un número ilimitado de revisores a cada grupo de revisores de tu flujo de trabajo, ¡y no tendrán que crear una cuenta para revisar tus archivos!
Después, podrán ver todos los archivos, comentarios y decisiones de revisión de ese grupo de revisores (y solo de ese grupo de revisores). Esto te da un control total sobre quién ve qué y en qué orden.
Aquí tienes algunas cosas que los revisores pueden hacer en Filestage:
Comentar y crear anotaciones en los archivos
Adjuntar archivos a los comentarios
Descargar archivos
Aprobar archivos o solicitar cambios
Como colaborador, puedes ajustar estas opciones en función del estado de revisión de un archivo. Por ejemplo, puedes decidir desactivar los comentarios cuando un archivo esté marcado como «Necesita cambios» para evitar más comentarios mientras trabajas en las ediciones.
💡 Consejo: Los miembros de un equipo pueden ser invitados tanto como colaboradores como revisores en un proyecto. Esto puede ser útil si necesitan dar su aprobación en el primer grupo de revisores mientras pueden ver los comentarios en los siguientes grupos de revisores.
Filestage tiene tres roles principales para los miembros del equipo:
Miembro
Supervisor
Administrador
Veamos cada uno de ellos uno por uno para comprender quién es el más adecuado para cada función, empezando por el nivel de acceso más bajo.
Miembro es el rol de colaborador de nivel más bajo en Filestage. Restringe el acceso y los derechos de gestión de proyectos a los proyectos que han creado o a los que han sido invitados.
Es el rol más común en las grandes organizaciones, ya que ayuda a reducir el ruido entre equipos y departamentos.
Esto es todo lo que pueden hacer los miembros:
Ver los proyectos a los que han sido invitados
Gestionar proyectos y grupos de revisores
Crear, renombrar y eliminar proyectos
Crear, renombrar y eliminar grupos de revisores
Añadir y eliminar colaboradores de proyectos
Cambiar la configuración de revisión de los grupos de revisores
Subir nuevos archivos y nuevas versiones
Supervisor es el nivel intermedio para los miembros del equipo. Es el más adecuado para los jefes de equipo y de departamento que necesitan un poco más de visibilidad y control.
Los supervisores pueden hacer todo lo que pueden hacer los miembros, y además:
Ver todos los proyectos creados por los compañeros de equipo
Gestionar plantillas de proyectos
Administrador es el nivel más alto de acceso para un miembro del equipo. Debe reservarse a unos pocos elegidos que sean responsables de gestionar tu suscripción y supervisar todos tus proyectos.
Los administradores pueden hacer todo lo que pueden hacer los supervisores y los miembros, y además:
Gestionar la suscripción a Filestage
Actualizar la información de facturación
Gestionar otros miembros del equipo
Añadir y eliminar compañeros de equipo
Asignar y cambiar roles
Gestionar la marca en el software
💡 Consejo: En nuestro plan Enterprise, puedes crear roles personalizados para los miembros de tu equipo. Esto te da un control aún mayor sobre quién puede acceder y gestionar tus proyectos.
Hay tres tipos principales de funciones de revisión:
Revisor
Revisor gratuito
Cargador externo
Veamos cada uno de ellos a continuación.
Un revisor es cualquier persona a la que invitas a un grupo de revisores para que dé su opinión o aprobación sobre tu contenido. No tienen que formar parte de tu equipo o empresa para ser invitados como revisores.
Aquí tienes tres cosas que debes recordar sobre los revisores:
No necesitan registrarse para acceder a los archivos o a los comentarios.
Solamente pueden ver archivos y comentarios en el grupo de revisores al que fueron invitados.
Acceden a su grupo de revisores haciendo clic en una invitación por correo electrónico o en un enlace de revisión
💡 Consejo: Los revisores pueden hacer clic en «Esperando mi revisión» en la esquina superior derecha para ver una lista priorizada de los archivos que deben revisar.
Un revisor gratuito es cualquiera que se haya registrado para obtener una cuenta después de haber sido invitado como revisor.
Esto les da acceso a un panel de revisores, donde pueden ver el estado de todos los archivos de su grupo de revisores a la vez. También pueden navegar entre los proyectos a los que han sido invitados utilizando la barra lateral, igual que los colaboradores.
Estas son algunas de las ventajas de registrarse para obtener una cuenta de revisor gratuita:
Se acabó rebuscar en correos electrónicos o hilos de chat para encontrar enlaces de revisión
Ver de un vistazo qué archivos están aprobados o en los que se está trabajando
Descargar los archivos aprobados desde un espacio de trabajo centralizado
💡 Consejo: Los revisores deben crear una cuenta de revisor gratuita antes de poder ser invitados como cargadores externos, algo de lo que hablaremos a continuación.
En nuestros planes Profesional y Enterprise, puedes invitar a revisores a subir archivos a grupos específicos de revisores sin darles acceso total. Estos se denominan cargadores externos.
Esto puede ser útil cuando se colabora con socios externos como autónomos, agencias y productoras. Y también ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo haciendo malabarismos con el contenido entre diferentes plataformas de intercambio de archivos.
💡 Consejo: Cuando invites a revisores como cargadores externos, puedes activar un interruptor para desactivar su decisión de revisión. Esto eliminará el indicador de estado y desactivará cualquier notificación pidiéndoles que envíen su decisión de revisión.
⏭️ ¿Estás preparado para aprender a gestionar y comparar versiones? Dirígete al Capítulo 3 →
