Was ist Zapier?

Zapier ist eine Plattform, mit der du Filestage mit über 5.000 anderen Web-Apps verbinden kannst, darunter beliebte Tools wie Trello, Slack, Asana und Hubspot. Durch die Verbindungen zwischen diesen Apps kannst du deine Arbeitsprozesse optimieren, Zeit sparen und dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Jeder Zap besteht aus einem Trigger und einer Aktion. Ein Trigger ist ein Ereignis in Filestage, das den Zap startet, und die Aktion ist eine Aufgabe, die in einer anderen Anwendung ausgeführt wird. Auf unserer Seite in Zapier findest du alle verfügbaren Aktionen und Trigger.

Beispiele für Trigger:

• Datei ändert den Reviewstatus

• Neue Datei wird zu einem Projekt hochgeladen

• Neuer Kommentar wird erstellt

• Fälligkeitsdatum ist erreicht

⚠️ Bitte beachte: Bevor du mit dem Prozess beginnst, installiere bitte Zapier in MS Teams gemäß dieser Anleitung: https://zapier.com/blog/how-to-automate-microsoft-teams/

Verbindung von Filestage und Microsoft Teams mit Zapier

Schritt 1: Erstelle ein Zapier-Konto

Besuche zunächst die Website von Zapier und registriere dich für ein Zapier-Konto. Der von Zapier angebotene kostenlose Plan ist für diese Integration ausreichend und bietet dir eine Vielzahl von Funktionen.

Schritt 2: Erstelle einen neuen Zap

Sobald du angemeldet bist, klicke auf die Schaltfläche "Create Zap" in der oberen linken Ecke, um mit der Erstellung eines neuen Zap zu beginnen.

Schritt 3: Wähle Filestage als Trigger-Anwendung

Suche im App-Suchfeld im Zapier-Editor nach "Filestage". Wenn die Option Filestage angezeigt wird, wähle diese aus.

Verbinde dein Filestage-Konto und gebe den API-Schlüssel ein. Deinen API-Schlüssel findest du in deinen "Team"-Einstellungen. Klicke auf "Team" und dann auf "API" und generiere deinen API-Schlüssel. Alternativ kannst du diesen Short-Cut verwenden- er führt dich direkt zum richtigen Tab in Filestage. Gebe deinen Filestage-API-Schlüssel in das Zapier-Popup-Fenster ein.

Weitere Informationen zur Erstellung deines API-Schlüssels findest du hier.

Schritt 4: Wähle den Trigger, der die Ereigniskette auslösen soll

Wähle den Trigger, der die Microsoft Teams-Benachrichtigung auslösen soll. Du kannst zum Beispiel "Neue Version hochgeladen" auswählen, um eine Benachrichtigung auszulösen, sobald eine neue Version zum Review in Filestage bereit ist. Folge anschließend den Anweisungen von Zapier, um dein Filestage-Konto zu verbinden und die gewünschten Optionen auszuwählen.

Schritt 5: VerbindeMicrosoft Teams als Aktions-App

Nachdem du den Trigger eingerichtet hast, musst du Microsoft Teams als Aktionsanwendung auswählen. Verwende die Suchleiste im Zapier-Editor, um Microsoft Teams zu finden und auszuwählen.

Schritt 6: Wähle die Microsoft Teams-Aktion

Wähle die Aktions, mit der die Aktualisierung an Microsoft Teams gesendet wird. Du kannst z. B. "Channelnachricht senden" auswählen, um eine Nachricht in einem bestimmten Kanal zu posten, wenn der Filestage-Trigger eintritt.

Schritt 7: Verbinde dein Microsoft Teams-Konto

Befolgen die Eingabeaufforderungen, um eine Verbindung zwischen Zapier und deinem Microsoft Teams-Konto herzustellen. Gebe die erforderlichen Anmeldeinformationen an, um eine erfolgreiche Verbindung herzustellen.

Schritt 8: Konfiguriere die Microsoft Teams-Aktion

Sobald die Verbindung hergestellt ist, konfiguriere die Details für die Microsoft Teams-Aktion. Passe den Inhalt der Nachricht so an, dass er relevante Informationen aus dem Filestage-Trigger enthält, z. B. den Namen der Reviewdatei, den Reviewer oder das Fälligkeitsdatum.

Schritt 9: Teste die Integration

Bevor du fortfährst, führe einen Test durch, um sicherzustellen, dass die Integration wie erwartet funktioniert. Zapier ermöglicht es dir, den Filestage-Trigger zu simulieren und zeigt die daraus resultierende Aktion in Microsoft Teams an.

Schritt 10: Aktiviere den Zap

Nachdem du die Integration erfolgreich getestet hast, aktiviere den Zap. Diese Aktion setzt die Integration in Gang und stellt sicher, dass Zapier jedes Mal, wenn der ausgewählte Trigger in Filestage eintritt, automatisch das angegebene Update an Microsoft Teams sendet.

🎉 Glückwunsch! Du hast Filestage und Microsoft Teams erfolgreich mithilfe von Zapier integriert, damit werden nunUpdates basierend auf Aktionen in Filestage in deine Channel gepostet. Diese Integration gewährleistet eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen deinen Teammitgliedern. Wann immer ein Trigger in Filestage eintritt, wie z.B. eine neue Version, die zum Review bereit ist, sendet Zapier automatisch ein benutzerdefiniertes Update an Microsoft Teams, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und ein effizientes Workflow-Management zu ermöglichen.

Wenn du weitere Fragen hast, kontaktiere uns im Chat oder per E-Mail an support@filestage.io. Wir helfen dir gerne weiter!

💡Wie geht es weiter? Nachdem du verstanden hast, wie du Zapier mit Filestage verbinden kannst, erfahre, wie du deinen API-Schlüssel generieren kannst.