Kapitel 2: Rollen und Berechtigungen zuweisen

In diesem Kapitel geht es um:

1. Der Unterschied zwischen Mitarbeitern und Reviewern

2. Die Rollen der Teammitglieder

3. Die Rollen der Reviewer

1. Der Unterschied zwischen Projektmitarbeitern und Reviewern

Wer sind Projektmitarbeiter?

Projektmitarbeiter sind die Personen in deinem Team, denen du Zugang zu deinem gesamten Projekt gewähren möchtest. Wie der Name schon andeutet, solltest du Personen als Projektmitarbeiter einladen, wenn ihr gemeinsam an der Erstellung oder Bereitstellung von Inhalten für das jeweilige Projekt arbeitet.

In der rechten oberen Ecke der Projektansicht kannst du Projektmitarbeiter sehen und einladen. Sie können dann:

• neue Reviewer-Gruppen erstellen

• Reviewer zu einer Reviewer-Gruppe einladen

• Teammitglieder als Projektmitarbeiter einladen

• neue Dateien oder Versionen hochladen

• Dateien oder Versionen löschen

• Dateien in jeder Reviewer-Gruppe kommentieren

• Dateien herunterladen

• die komplette Versionshistorie einer Datei einsehen, einschließlich aller bisherigen Kommentare

Top-Tipp: Bevor du ein Teammitglied als Projektmitarbeiter einlädst, musst du diese Person zu deinem Team in Filestage einladen, damit sie sich einen Account erstellen kann.

Wer sind Reviewer?

Reviewer sind Personen, die von Projektmitarbeitern eingeladen werden, um Feedback zu geben oder ihre Dateien freizugeben.

Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Reviewern zu jeder Reviewer-Gruppe in deinem Workflow einladen - und sie müssen sich keinen Account erstellen, um deine Dateien zu reviewen!

Danach können sie alle Dateien, Feedbacks und Review-Entscheidungen in dieser Reviewer-Gruppen (und nur in diesem) sehen. So hast du die volle Kontrolle darüber, wer was sieht und in welcher Reihenfolge.

Hier sind einige Dinge, die Reviewer in Filestage tun können:

• kommentare und Anmerkungen zu Dateien erstellen

• Dateien an Kommentare anhängen

• Dateien herunterladen

• Dateien freigeben oder Änderungen anfragen

Top-Tipp: Teammitglieder können sowohl als Projektmitarbeiter als auch als Reviewer zu einem Projekt eingeladen werden. Dies kann hilfreich sein, wenn sie in der ersten Reviewer-Gruppe ihre Zustimmung geben müssen, während sie in den folgenden Reviewer-Gruppen das Feedback sehen können.

2. Verschiedene Rollen der Teammitglieder

Filestage hat drei Hauptrollen für Teammitglieder:

• Mitglied

• Manager

• Admin

Schauen wir uns jeden einzelnen an, um zu verstehen, wer für jede Rolle am besten geeignet ist - beginnend mit der niedrigsten Zugriffsebene.

Mitglied

Mitglied ist die niedrigste Mitarbeiterrolle in Filestage. Sie schränkt die Zugriffs- und Projektmanagementrechte auf Projekte ein, zu denen sie erstellt oder eingeladen wurden.

Dies ist die häufigste Rolle in großen Organisationen, da es hilft, Lärm zwischen Teams und Abteilungen zu reduzieren.

Hier ist alles, was Mitglieder tun können:

• Projekte sehen, zu denen sie eingeladen wurden

• Projekte und Reivew-Schritte verwalten

• Projekte erstellen, umbenennen und löschen

• Reviewer-Gruppe erstellen, umbenennen und löschen

• Projektmitarbeitern hinzufügen und entfernen

• Reviewer-Gruppen-Einstellungen ändern

• Neue Dateien und neue Versionen hochladen

Manager

Manager ist die mittlere Ebene für Teammitglieder. Sie eignet sich am besten für Teamleiter und Abteilungsleiter, die etwas mehr Transparenz und Kontrolle benötigen.

Manager können alles, was Mitglieder tun können, plus:

• Alle von Teamkollegen erstellten Projekte ansehen

• Projektvorlagen verwalten

Admin

Admin ist die höchste Zugriffsebene für ein Teammitglied. Dies sollte nur wenigen vorbehalten sein, die für die Verwaltung eures Abonnements und die Überwachung aller eurer Projekte verantwortlich sind.

Administratoren können alles tun, was Manager und Mitglieder können, plus:

• Das Filestage Abonnement verwalten

• Rechnungsinformationen aktualisieren

• Andere Teammitglieder verwalten

• Teammitglieder hinzufügen und entfernen

• Rollen ändern und zuweisen

• Das Team-Branding verwalten

Top-Tipp: In unserem Enterprise-Plan kannst du benutzerdefinierte Rollen für deine Teammitglieder erstellen. So hast du noch mehr Kontrolle darüber, wer auf deine Projekte zugreifen und sie verwalten kann.

3. Verschiedene Rollen der Reviewer

Es gibt drei Haupttypen von Gutachterrollen:

• Reviewer

• Kostenloser Reviewer

• Externer Uploader

Schauen wir uns jeden von ihnen unten an.

Reviewer

Ein Reviewer ist jeder, den du zu einer Reviewer-Gruppe einlädst, um Feedback oder Freigaben zu deinen Inhalten zu geben. Sie müssen nicht Teil deines Teams oder Unternehmens sein, um als Reviewer eingeladen zu werden.

Hier sind drei wichtige Dinge über Reviewers:

• Sie müssen sich nicht registrieren, um auf Dateien oder Feedback zuzugreifen

• Sie können nur Dateien und Feedback in der Reviewer-Gruppen sehen, zu dem sie eingeladen wurden

• Sie greifen auf ihren Reviewer-Gruppen zu, indem sie auf ihre E-Mail-Einladung oder einen Review-Link klicken

Top-Tipp: Reviewer können oben rechts auf "Erwartet mein Review" klicken, um eine priorisierte Liste von Dateien einzusehen, die noch ihr Review benötigen.

Kostenloser Reviewer

Ein Kostenloser Reviewer ist jeder, der sich nach der Einladung als Reviewer mit einem Account angemeldet hat.

Dadurch erhalten sie Zugriff auf die Projektansicht, in dem sie den Status aller Dateien in ihrer Reviewer-Gruppe gleichzeitig sehen können. Sie können über die Seitenleiste zwischen allen Projekten navigieren, zu denen sie eingeladen worden sind, genau wie Mitarbeiter.

Hier sind einige Vorteile für die Registrierung eines kostenlosen Reviewer-Accounts:

• Kein Durchsuchen von E-Mails oder Chat-Threads mehr, um Review-Links zu finden

• Auf einen Blick sehen, welche Dateien freigegeben sind oder noch bearbeitet werden

• Herunterladen genehmigter Assets aus einem zentralisierten Arbeitsbereich

Top-Tipp: Reviewer müssen einen kostenloses Reviewer-Account erstellen, bevor sie als externe Uploader eingeladen werden können - worüber wir als nächstes sprechen werden!

Externer Uploader

In unseren Professional- und Enterprise-Plänen kannst du Reviewer einladen, Dateien zu bestimmten Reviewer-Gruppen hochzuladen, ohne ihnen vollen Zugriff zu gewähren. Diese werden externe Uploader genannt.

Dies kann bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Freelancern, Agenturen und Produktionsfirmen hilfreich sein. Und es hilft auch, Zeit und Mühe beim Jonglieren von Inhalten zwischen verschiedenen Dateifreigabeplattformen zu sparen.

Top-Tipp: Wenn du Reviewer als externen Uploader einlädst, kannst du ihre Review-Entscheidung mit einem Klick deaktivieren. Dadurch wird die Statusanzeige entfernt und alle Benachrichtigungen deaktiviert, in denen sie aufgefordert werden, ihre Review-Entscheidung einzureichen.

⏭️ Möchtest du mehr über das Verwalten und Vergleichen von Versionen erfahren? Lese Kapitel 3 →