Wir werden deine aktuellen Projekte in Filestage migrieren, um sie für den neuen Agile Review Workflow vorzubereiten, der ab dem 25. August 2018 eingeführt wird.

Was ist der neue Agile Review Workflow? 

Der neue Agile Review Workflow unterteilt alle deine Projekte in Review-Schritte, damit du einen klaren Freigabeprozess für deine Projekte erstellen kannst. Deine Teammitglieder laden Reviewer in Zukunft zu einem Schritt ein. Die Reviewer können dadurch nur auf die Kommentar- und die Versionshistorie dieses Schrittes zugreifen. Dadurch haben Teammitglieder den vollständigen Überblick über die Dateien und Reviewer in den Projekten.

Wie migriert Filestage meine aktuellen Projekte in den neuen Workflow?

Wir migrieren deine aktuellen Dateien in Review-Schritte, die wir abhängig von den bisher eingeladenen Reviewern erstellen. Der entscheidende Punkt ist, dass alle Reviewer in einem Schritt alle Dateien dieses Schrittes sehen können. Das heißt gleichzeitig, dass Reviewer keinen Zugriff auf Dateien in anderen Schritten haben, zu denen sie nicht eingeladen werden. Darüber hinaus deaktivieren wir durch die Einführung der Review-Schritte die Option, Reviewern Zugriff auf einzelne Dateien zu geben.

Um sicherzustellen, dass wir deine internen Dateien nicht mit externen Reviewern teilen, erstellen wir einen separaten Schritt für interne Dateien in deinen Projekten. Zusätzlich erstellen wir separate Schritte für jede unterschiedliche Gruppe von externen Reviewern. Wir haben uns die Daten sorgfältig angesehen und festgestellt, dass das ist die beste Option für die meisten unserer Kunden ist. 

Wie wir deine aktuellen Dateien in Projekte mit dem Agile Review Workflow migrieren:

Dateien ohne Reviewer: Diese werden dem ersten Review-Schritt hinzugefügt, der als interner Review-Schritt angesehen wird.  

Dateien mit internen Reviewer (interner Reviewer = Mitglied deines Teams): Diese Dateien werden ebenfalls dem ersten Review-Schritt hinzugefügt. Auch wenn Dateien unterschiedliche Teammitglieder als interne Reviewer haben, werden sie jeweils in den gleichen, internen Schritt verschoben. 

Dateien mit den externen Reviewern: Bei der Migration erstellen wir für jede unterschiedliche Kombination von externen Reviewern, die zu Dateien eines Projekts eingeladen wurden, einen separaten Schritt. Dadurch stellen wir sicher, dass die Reviewer weiterhin nur auf die Dateien zugreifen können, für die sie ursprünglich vorgesehen waren.

Diese Bilder helfen dir besser zu verstehen, wie sich deine Projekte mit dem neuen Workflow ändern:

In diesem Projekt gibt es sechs verschiedene Dateien. 

  • Eine Datei hat keine Reviewer
  • Zwei Dateien haben interne Reviewer
  • Drei Dateien haben externe Reviewer, wobei zwei unterschiedliche Kombinationen von eingeladenen Reviewer bestehen (D und D+E)

Mit der Migration zum neuen Agile Review Workflow werden für die Dateien nun folgende Review-Schritte erstellt:

Review-Schritt 1 enthält: 

  • Die Datei ohne Reviewer
  • Die beiden Dateien, die nur interne Reviewer hatten

Review-Schritt 2 enthält:

  • Die Datei, die einen externen Reviewer (D) hatte.

Review-Schritt 3 enthält:

  • Die beiden Dateien, die zwei externe Reviewer (D+E) hatten.

Was passiert mit meinen Review-Links?

Wenn externe Reviewer vor der Migration auf Review-Links zugegriffen haben, funktionieren diese Review-Links auch weiterhin nach der Migration. Dadurch stellen wir sicher, dass deine Projekte nahtlos weiterlaufen können. 

Allerdings deaktivieren wir Review-Links, falls sie bisher noch nicht von externen Reviewern geöffnet wurden. Wir stellen damit sicher, dass externe Reviewer unter keinen Umständen Zugriff auf interne Dateien erhalten. 

Wie erstelle ich neue Review-Links?

Es gibt zwei Wege, Reviewern nach der Migration Zugriff auf Review-Schritte zu geben.

  1. Lade Reviewer per E-Mail ein, indem du auf den grünen Button “Reviewer einladen” klickst. Sie erhalten dadurch eine E-Mail, die von Filestage versendet wird.
  2. Kopiere einen Review Link, den du selbst mit den Reviewern teilen kannst.

Die Reviewer erhalten dadurch Zugriff auf alle Dateien dieses Review-Schritts. Außerdem können sie weitere Reviewer einladen, sich die Dateien anzuschauen, indem sie ihren Review-Link weiterleiten.

Wie du unnötige Review-Schritte durch die Migration vermeidest:

Wie du weiter oben nachlesen kannst, erstellen wir für jede einzigartige Kombination externer Reviewer einen separaten Review-Schritt. 

Wenn du aktuell in den Dateien eines Projekts viele unterschiedliche Kombinationen externer Reviewer eingeladen hast, werden hierfür durch die Migration viele unterschiedliche Schritte erstellt. Das entspricht möglicherweise nicht deinem tatsächlichen Review-Workflow.

Um die Anzahl der Schritte zu verringern, kannst du Reviewer-Gruppen vorab konsolidieren, indem du dieselben Reviewer zu bestimmten Dateien einlädst. Dadurch landen diese Dateien nach der Migration im selben Schritt.

Dafür ist es am einfachsten, wenn du “Reviewer einladen” klickst (s. Screenshot) und die entsprechenden Personen zu mehreren Dateien gleichzeitig einlädst.

Alternativ kannst du Reviewer vor der Migration aus den Dateien entfernen.

Wenn du einen Review-Link oder einen Reviewer entfernst, werden die Kommentare nicht gelöscht. Allerdings musst du daran denken, die Reviewer nach der Migration wieder einzuladen. 

Stelle sicher, dass du deine Review-Gruppen bis zum 25. August aufräumst, damit dein Team Filestage weiterhin optimal nutzen kann.

Unsere Empfehlung für die Aufteilung von Projekten:

Wir empfehlen in Projekten keine Reviewer und Dateien zu mischen, die nicht Teil eines “Workflows” sind. Erstelle lieber ein separates Projekt, wenn du einen neuen Freigabeprozess mit unterschiedlichen Reviewern aufsetzen möchtest. Klicke hierfür auf den grünen “Projekt erstellen” Button auf deiner Projektübersicht.

Ist der Agile Review Workflow in meinem aktuellen Tarif inklusive? 

In der Einführungsphase wird der Agile Review Workflow in allen Tarifen ohne Mehrkosten unbegrenzt nutzbar sein.

Nach einiger Zeit wird die Anzahl der erlaubten Schritte pro Projekt je nach Tarif eingeschränkt werden.

Erfahre mehr darüber, wie der neue Agile Review Workflow funktioniert und wie dein Team davon profitieren wird.


Bitte sende uns eine E-Mail an [email protected], wenn du Fragen hast! Wir helfen dir gerne weiter. 

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