Hier ein schnelles Video-Tutorial: 

Was ist der Agile Review Workflow?

Der neue Agile Review Workflow (Premium Early Access) hilft dir, deine Kommunikation zu vereinfachen und den Überblick über deine Projekte zu behalten. 

Mit diesem Workflow legst du unterschiedliche Review-Schritte an und steuerst hierdurch, welche Reviewer auf welche Dateien und Kommentare zugreifen können.

Mit dem Agile Review Workflow nutzt du alle bisherigen Vorteile von Filestage und bekommst on top noch zahlreiche weitere nützliche Funktionen! Du kannst weiterhin Teammitglieder und Reviewer einladen, alle Dateitypen kommentieren und Feedback ohne Registrierung erhalten. 

Folgende Verbesserungen werden eingeführt:

Review-Schritte

Was sind Review-Schritte?

Mit den Review-Schritten bildet Filestage nun deinen tatsächlichen Freigabeprozess ab. Füge Dateien zu einem Review-Schritt hinzu und gebe die Dateien dadurch nur für diejenigen Reviewer frei, die zu diesem Schritt eingeladen wurden. Die Reviewer können nur auf Dateien des Review-Schritts zugreifen, zu dem sie eingeladen wurden. Dateien aus anderen Schritten sind nicht für sie sichtbar. 

Teammitglieder haben weiterhin den vollständigen Überblick über alle Schritte eines Projekt. Durch diese Transparenz können sie den Status von Dateien auf einem Blick erkennen.

Wie kann ich Review-Schritte in meinem Workflow nutzen?

Das Arbeiten mit Review-Schritten ist für Teammitglieder während des kreativen Prozesses hilfreich, da es dir ermöglicht, getrennt und sicher mit verschiedenen Gruppen zu kommunizieren. Dabei ist es üblich, Review-Schritte für die interne und externe Kommunikation anzulegen, oder auch für den Freigabeprozess mit verschiedenen Abteilungen. 

Dadurch wird Filestage zum Mittelpunkt für deine gesamte Kommunikation für interne und externe Reviews.

Einige typische Anwendungsfälle sind: 

  • Freiberufler haben in der Regel nur 1 Review-Schritt, um Feedback von Kunden zu bekommen.
  • Eine Agentur hat typischerweise 2 Review-Schritte, um interne und externe Reviews durchzuführen.
  • Größere Unternehmen haben oft mehrere Review-Schritte, um einem Freigabeprozess zu folgen, bei dem mehrere Fachabteilungen wie die Rechtabteilung, Compliance etc. eine Datei freigeben müssen.

Reviewer

Wie lade ich Reviewer ein?

Du kannst Personen ganz einfach als Reviewer in einen Review-Schritt einladen. Hierzu hast du zwei Möglichkeiten:

  1. Klicke auf den Button mit der grünen Silhouette und gib im Anschluss die E-Mail-Adresse der einzuladenen Person ein. Filestage schickt nun eine Einladung an die angegebene E-Mail-Adresse. 
  2. Alternativ kannst einen Review-Link kopieren, den du selbst mit deinen Reviewern teilen kannst, wo immer du willst (z.B. E-Mail, Slack, Basecamp, Asana, Whatsapp).

Was können Reviewer sehen?

Die Review-Links erlauben es den Reviewern, alle Dateien des Review-Schritts zu sehen. Dateien aus anderen Schritten hingegen sind nicht für sie sichtbar. 

Reviewer können ihren Review-Link selbst an Kollegen weiterleiten, um ihnen Zugriff auf die Dateien zu geben. 

Werden Reviewer über neue Dateien benachrichtigt?

Jedes Mal, wenn du eine neue Datei in einen Schritt hochlädst, sendet Filestage eine E-Mail an die Reviewer (es sei denn, du hast E-Mail-Benachrichtigungen in den Reviewer-Einstellungen deaktiviert). Diese E-Mail kann auch dein Firmenlogo und deine persönliche Nachricht enthalten. 

Die E-Mail sieht so aus:

Außerdem bündelt Filestage die Benachrichtigungen, sodass Reviewer nur eine E-Mail bekommen, wenn innerhalb von 15 Minuten mehrere neue Dateien hinzugekommen sind. Mit jeder neuen Datei wird der Timer von Neuem auf 15 Minuten gesetzt, um die Anzahl der E-Mails an deine Reviewer zu minimieren.

Was für Berechtigungen haben Reviewer?

Klicke auf das Zahnrad, um die Benachrichtigungen an die Reviewer und deren sonstigen Berechtigungen zu steuern. Du kannst die Reviewer-Einstellungen für jeden Schritt separat verwalten.

Review-Links

In der Vergangenheit musstest du jeden Reviewer einzeln zu einer Datei einladen. Dadurch hatte der Reviewer mehrere Links, um auf alle seine Dateien in einem Projekt zuzugreifen - aber jetzt nicht mehr!

Mit einem einzigen Review-Link haben deine Reviewer Zugriff auf alle Dateien, der sich in diesem Review-Schritt befinden. Das erleichtert ihnen den Überblick über alle ihre Dateien. 

Dateien in andere Review-Schritte verschieben

Das Verschieben von Dateien in andere Schritte ist immer dann sinnvoll, wenn du einen mehrstufigen Freigabe-Prozess hast, in dem bestimmte Reviewer-Gruppen deine Dateien nacheinander prüfen müssen. Dadurch kannst du beispielsweise einen internen und externen Review abbilden, oder eine Kette an Fachabteilungen definieren, die deine Dateien gemäß einem Freigabeprozess prüfen. 

Sobald eine Datei in einem Review-Schritt von den Reviewern grünes Licht bekommen hat, möchte der Projektleiter diese Datei in der Regel in den nächsten Schritt schieben.

Hierzu können Teammitglieder Dateien per Drag and Drop in andere Review-Schritte verschieben.

Wenn Dateien in einen anderen Review-Schritt verschoben werden, wird nur die neueste Version für die Reviewer des nächsten Schrittes sichtbar. Alle Versionen und Kommentare des bisherigen Schrittes bleiben für die Reviewer des neuen Schrittes versteckt.

Reviewer werden über neue Versionen per E-Mail benachrichtigt, sofern die E-Mail-Benachrichtigung in den Reviewer-Einstellungen nicht deaktiviert wurde.  

Wenn du Datei in einen anderen Schritt verschiebst, kannst du eine persönliche Nachricht hinzufügen. Diese Nachricht wird den Reviewern in ihrer E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Du kannst diese Nachricht nutzen, um beispielsweise eine Deadline oder weitere Informationen über die Datei mitzuteilen.

Auf bisherige Versionen zugreifen

Reviewer können nur auf vergangene Versionen zugreifen, die in ihren Review-Schritt geladen wurden. Alle anderen Versionen anderer Schritte bleiben versteckt.

Teammitglieder hingegen können auf alle Versionen aller Review-Schritte zugreifen.

Zur Navigation zwischen Versionen kann das Versionsmenü genutzt werden:

 

Hochladen neuer Dateiversionen

Teammitglieder können neue Dateiversionen hochladen. Falls das Projekt mehr als einen Review-Schritt hat, kannst du auswählen, in welchen Schritt diese neue Version hochgeladen wird. Dadurch kannst du bestimmen, welche Reviewer die neue Versionen sehen können.

Reviewer werden über neue Versionen per E-Mail benachrichtigt, sofern die E-Mail-Benachrichtigung in den Reviewer-Einstellungen nicht deaktiviert wurde.  

Beim Hochladen neuer Versionen kannst du eine persönliche Nachricht hinzufügen. Diese Nachricht wird den Reviewern in ihrer E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Du kannst diese Nachricht nutzen, um beispielsweise eine Deadline oder weitere Informationen über die Version mitzuteilen.

Preise (Premium Early Access)

In der Einführungsphase wird der Agile Review Workflow in allen Tarifen ohne Mehrkosten unbegrenzt nutzbar sein.

Nach etwas 6 Wochen wird die Anzahl der erlaubten Schritte pro Projekt je nach Tarif begrenzt werden.

Wir sehen die Einführung mit unbegrenzten Schritten für beide Seiten vorteilhaft: du kannst herausfinden, welcher Workflow für dich am besten funktioniert und wir können verstehen, wie diese neue Funktion von dir genutzt wird.

Bitte sende uns eine E-Mail an [email protected], wenn du Fragen hast! Wir helfen dir gerne weiter. 

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