Remarque : Quelle que soit la langue dans laquelle notre avis de confidentialité peut être traduit, la version officielle, de référence et faisant foi sera exclusivement la version en langue anglaise.
Bienvenue dans l’avis de confidentialité de Filestage GmbH. Merci de prendre le temps de le lire. À partir de maintenant, nous appellerons Filestage GmbH « Filestage », « notre », « nous » et nous appellerons cet avis de confidentialité « Avis ».
Nous apprécions que tu nous confies tes informations, et nous avons l’intention de toujours mériter cette confiance. Cela commence par le fait de t’expliquer clairement quelles informations nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et quels sont tes droits concernant tes informations. Cet Avis décrit nos pratiques en matière d’informations dans un langage simple, en gardant le jargon juridique et technique au minimum.
Notre Avis s’applique lorsque tu visites et utilises notre site web (disponible à l’adresse https://filestage.io/), notre application (disponible à l’adresse https://app.filestage.io/) et tous les autres produits et services exploités et proposés sous la marque Filestage. Pour faire simple, nous appellerons tout cela nos « Services ».
Notre Notice est en vigueur depuis le 13 mai 2024.
On cherche toujours de nouvelles façons innovantes de t’aider à faire approuver ton meilleur travail. Parfois, ça peut entraîner des changements dans nos pratiques en matière d’informations. À cause de ça, cette Notice peut changer pour te tenir au courant de nos pratiques actuelles. Ne t’en fais pas, on te préviendra avant que tout changement important n’entre en vigueur pour que tu aies le temps de les examiner.
Notre raison sociale est Filestage GmbH, mais tu peux nous appeler Filestage. Nous sommes situés Lautenschlagerstraße 16, 70173 Stuttgart, Allemagne, et tu peux nous contacter à propos de cette Notice à l’adresse privacy@filestage.io.
Quand tu utilises notre site web (https://filestage.io/) et les autres Services qui y sont intégrés, nous avons le rôle de « Responsable du traitement des données ». Cependant, quand tu utilises notre application (https://app.filestage.io/) et les autres Services qui y sont intégrés, nous avons le rôle de « Sous-traitant des données », et toi tu es le « Responsable du traitement des données ».
En vertu du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« EU GDPR »), nous sommes tenus de nommer un délégué à la protection des données (« DPO »). Notre DPO désigné est DSBX GmbH (« DSBX »). DSBX est situé Gablonzer Straße 4, 76185 Karlsruhe, Allemagne, et peut être contacté à propos de cet avis à l’adresse filestage@dsbx.one ou au +49 721 98615899.
Nous nous engageons à établir, mettre en œuvre, faire fonctionner et améliorer en continu un système de gestion de la confidentialité et de la sécurité des informations (c’est‑à‑dire des mesures/sauvegardes organisationnelles et techniques) aligné sur les normes de meilleures pratiques pertinentes de l’industrie et certifié conformément à celles‑ci. Cela nous permettra de concevoir tous nos Services en gardant ta confidentialité et ta sécurité à l’esprit. Nous veillerons à impliquer des experts de divers domaines, notamment le juridique, la confidentialité, la sécurité, le produit, l’ingénierie et d’autres, pour prendre des décisions qui respectent ta confidentialité et ta sécurité.
Nous collectons et utilisons tes informations personnelles uniquement lorsque nous avons des raisons légitimes de le faire. Le RGPD de l’UE désigne ces raisons sous le nom de « bases légales ». Nous traitons tes informations personnelles uniquement lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :
Tu as donné ton consentement.
Pour exécuter nos responsabilités contractuelles ou les services demandés.
Pour nos intérêts légitimes (qui ne sont pas supplantés par tes droits).
Pour nous conformer à nos obligations légales ou réglementaires.
6.3.1. Informations que tu nous donnes
Tu choisis de nous donner certaines informations quand tu utilises nos Services. Cela inclut :
6.3.1.1. Nous contacter
Quand tu nous contactes à https://filestage.io/contact/, tu nous fournis ton adresse e-mail professionnelle, ton prénom et ton nom, ainsi que ton numéro de téléphone. De plus, quand tu nous contactes en utilisant notre fonctionnalité de chat sur https://app.filestage.io/ et https://help.filestage.io/, tu nous fournis toutes les informations que tu inclus dans ton message. Nous utilisons ces informations pour te répondre et traiter ta demande.
6.3.1.2. Réserver une démo
Quand tu réserves une démo sur https://filestage.io/demo/, tu nous fournis ton adresse e-mail professionnelle, ton prénom et ton nom, ton numéro de téléphone et ton pays. Nous utilisons ces informations pour :
6.3.1.2.1. répondre à ta demande de démo et la traiter (c’est-à-dire planifier et te fournir une démo) ;
6.3.1.2.2. te fournir des newsletters (c’est-à-dire pour te tenir informé·e de nos services) ; et
6.3.1.2.3. t’inviter à des événements à venir.
6.3.1.3. Soumettre une demande pour signer ou négocier des conditions
Quand tu soumets une demande pour signer ou négocier des conditions sur https://help.filestage.io/en/articles/8446640-terms, tu nous fournis ton prénom, ton nom, ton numéro de téléphone et ton adresse e-mail. En plus, tu nous fournis le prénom, le nom et l’adresse e-mail de tes signataires. Nous utilisons ces informations pour te répondre et traiter ta demande.
6.3.1.4. Créer un compte
Quand tu crées un compte sur https://app.filestage.io/signup, tu nous fournis ton adresse e-mail professionnelle et ton nom complet (c’est-à-dire prénom et nom). Nous utilisons ces informations pour :
6.3.1.4.1. te fournir l’accès et l’utilisation de notre application ;
6.3.1.4.2. t’envoyer des newsletters (c’est-à-dire pour te tenir informé de nos services) ; et
6.3.1.4.3. t’inviter à des événements à venir.
6.3.1.5. Gérer ton profil
Quand tu gères ton profil sur https://app.filestage.io/profile, tu nous donnes une nouvelle adresse e-mail professionnelle et ton nom complet (c’est-à-dire prénom et nom de famille). Tu nous donnes aussi un avatar (c’est-à-dire une photo de profil de toi). On utilise ces informations pour te donner accès à notre application et te permettre de l’utiliser.
6.3.1.6. Gérer ton abonnement
Quand tu gères ton abonnement (c’est-à-dire que tu modifies ton forfait), tu nous fournis des informations sur tes achats. On utilise ces informations pour mettre à jour ton abonnement. En plus, tu donnes à notre prestataire de paiement le nom complet du titulaire de la carte de débit ou de crédit, le numéro de carte, la date d’expiration, le code de sécurité (c’est-à-dire le CVC) et le pays. Notre prestataire de paiement utilise ces informations pour traiter ton paiement.
6.3.1.7. T’inscrire à notre newsletter
Quand tu t’inscris à notre newsletter sur https://filestage.io/blog/, tu nous donnes ton adresse e-mail. On utilise ces informations pour t’envoyer des newsletters régulières.
6.3.1.8. T’inscrire à l’un de nos webinaires
Quand tu t’inscris à l’un de nos webinaires, tu nous donnes ton adresse e-mail. On utilise ces informations pour :
6.3.1.8.1. te proposer des webinaires à la demande ;
6.3.1.8.2. t’envoyer des newsletters de suivi contenant des informations sur le produit ;
6.3.1.8.3. envoyer des invitations à d'autres événements (webinaires, événements en direct, etc.) ; et
6.3.1.8.4. te contacter pour te proposer une consultation personnelle.
6.3.1.9. Postuler à l'un de nos postes ouverts
Lorsque tu postules à l'un de nos postes ouverts sur https://careers.filestage.io, tu nous fournis ton curriculum vitae (CV) ou ton résumé, ton nom complet (c’est-à-dire prénom, deuxième prénom et nom de famille), ton adresse e-mail, ton numéro de téléphone et ta localisation (c’est-à-dire ville, pays et fuseau horaire). Nous utilisons ces informations pour traiter ta candidature.
6.3.1.10. Soumettre une demande de personne concernée
Lorsque tu soumets une demande de personne concernée sur https://filestageteam.typeform.com/to/OCZ54SkC, tu nous fournis ton prénom et ton nom de famille, ton numéro de téléphone et ton e-mail. Nous utilisons ces informations pour t'aider à exercer tes droits en matière de protection des données.
6.3.2. Informations que nous recevons d'autres personnes
En plus des informations que tu peux nous fournir directement, nous recevons des informations te concernant de la part d'autres personnes, notamment :
6.3.2.1. Fournisseurs d'identité
Tu peux t’inscrire à nos services et te connecter à ceux-ci via Single Sign On (SSO) ou Security Assertion Markup Language (SAML). Dans ce cas, ton fournisseur d’identité nous transmet ton nom complet, ton adresse e-mail et ton avatar. Nous utilisons ces informations pour te donner accès à notre application et te permettre de l’utiliser.
6.3.2.2. Users
Les utilisateurs peuvent fournir des informations te concernant lorsqu’ils utilisent nos services. Par exemple, ils nous donnent ton adresse e-mail lorsqu’ils t’invitent sur un projet en tant que collaborateur ou relecteur. Dans ce cas, nous utilisons ces informations pour te donner accès à notre application, te permettre de l’utiliser et te tenir informé à son sujet. Nous pouvons aussi traiter cette adresse e-mail à l’aide de services tiers d’enrichissement de données pour identifier des coordonnées professionnelles publiquement disponibles, comme ton numéro de téléphone. Nous utilisons ces données enrichies pour te contacter au sujet de nos services. Les utilisateurs peuvent aussi téléverser des fichiers contenant des informations te concernant, comme des documents, des photos et des vidéos. Dans ce cas, nous stockons ces fichiers et nous ne les rendons disponibles et accessibles qu’aux utilisateurs autorisés et appropriés.
6.3.2.3. Service providers and partners
Si tu as un profil public sur des annuaires publics, nos prestataires de services nous fourniront ton prénom et ton nom, ton adresse e-mail et d’autres informations de contact. Nous utilisons ces informations pour te contacter au sujet de l’abonnement à nos services et de leur utilisation.
Si tu es freelance, tu as peut-être créé un compte sur des plateformes qui te mettent en relation avec des entreprises à la recherche de tes services. Dans ce cas, elles nous fourniront ton profil et tes coordonnées. Nous utilisons ces informations pour faire appel à tes services.
6.3.3. Information generated or automatically collected when you use our services
Nos services génèrent des données techniques sur les appareils et les navigateurs que tu utilises pour y accéder, sur les fonctionnalités que tu as utilisées et la façon dont tu les as utilisées. Nous utilisons généralement ces données pour améliorer nos services. Nous les utilisons aussi pour prévenir, détecter et gérer les usages abusifs de notre application, y compris toute violation de confidentialité ou de sécurité.
6.3.3.1. Informations sur l’appareil et le navigateur
Nous recueillons des informations provenant de, et concernant le ou les appareil(s) et navigateur(s) que tu utilises pour accéder à nos services, y compris des informations matérielles et logicielles comme l’adresse IP, l’identifiant et le type d’appareil, les paramètres et caractéristiques de l’app, les crashs de l’app, les identifiants publicitaires (qui sont des numéros générés aléatoirement que tu peux réinitialiser dans les paramètres de ton appareil et, dans certains cas, désactiver complètement), ainsi que des identifiants associés aux cookies ou à d’autres technologies qui peuvent identifier de manière unique un appareil ou un navigateur.
6.3.3.2. Informations d’usage
L’utilisation de nos Services génère des données sur ton activité. Par exemple, la façon dont tu les utilises (p. ex. quand tu t’es connecté, les fonctionnalités que tu as utilisées, les actions effectuées et les informations qui t’ont été affichées) et tes interactions avec d’autres utilisateurs (p. ex. interagir avec d’autres utilisateurs via des commentaires dans un Reviewer Group).
6.3.3.3. Informations collectées par les cookies et technologies similaires
Nous utilisons, et nous pouvons permettre à des tiers d’utiliser, des cookies et des technologies similaires (p. ex. balises web, pixels et SDK) pour reconnaître ton ou tes appareil(s) et navigateur(s). Tu peux consulter notre Politique de cookies (disponible à l’adresse https://help.filestage.io/en/articles/9030799-cookie-policy) pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles nous les utilisons et comment tu peux mieux contrôler leur utilisation.
Chez Filestage, on est une équipe entièrement à distance et répartie dans le monde entier, qui utilise des fournisseurs de services cloud (« CSP ») pour héberger, livrer, exploiter et maintenir nos Services. Nous stockons tes informations à Francfort, en Allemagne, que nous les ayons collectées via notre site web ou notre app.
6.5.1. Avec nos prestataires de services
En tant qu’équipe entièrement à distance, nous utilisons des CSP pour héberger, fournir, exploiter et maintenir nos Services. Cela signifie que, lorsque c’est nécessaire, nous partageons tes informations avec nos CSP. Par exemple, quand tu réserves une démo, tes informations sont partagées avec le CSP qui héberge notre site web. Nous les partageons aussi avec le CSP qui héberge notre formulaire intégré. De la même façon, quand tu crées un compte, tes informations sont partagées avec le CSP qui héberge notre application.
6.5.2. Avec d’autres utilisateurs
En tant qu’utilisateur de https://app.filestage.io, tu peux avoir accès à une Équipe, un Projet ou un Groupe de relecteurs. D’autres utilisateurs ayant accès à la même Équipe, au même Projet ou au même Groupe de relecteurs peuvent avoir accès à tes informations, comme ton prénom et ton nom, ton adresse e-mail et ton avatar.
6.5.3. Pour des opérations d’entreprise
Nous pouvons transférer tes informations si nous sommes impliqués, en tout ou en partie, dans une fusion, une vente, une acquisition, une cession, une restructuration, une réorganisation, une dissolution, une faillite ou tout autre changement de propriété ou de contrôle.
6.5.4. Avec les autorités (quand la loi l’exige)
Nous pouvons divulguer tes informations si c’est raisonnablement nécessaire pour :
6.5.4.1. respecter une procédure légale, comme une ordonnance du tribunal, une assignation ou un mandat de perquisition, une enquête gouvernementale/de la police ou d’autres exigences légales ;
6.5.4.2. aider à la prévention ou à la détection d’un crime (dans chaque cas sous réserve de la loi applicable) ; ou
6.5.4.3. protéger la sécurité de toute personne.
6.5.5. Pour faire valoir des droits légaux
Nous pouvons aussi partager des informations :
6.5.5.1. si la divulgation permet de réduire notre responsabilité dans le cadre d’un procès réel ou potentiel ;
6.5.5.2. si c’est nécessaire pour protéger nos droits légaux ainsi que les droits légaux de nos utilisateurs, partenaires commerciaux ou autres parties concernées ;
6.5.5.3. pour faire respecter nos accords avec toi ; ou
6.5.5.4. pour enquêter sur, prévenir ou prendre d’autres mesures concernant une activité illégale, une fraude présumée ou tout autre comportement répréhensible.
Le partage d’informations tel que décrit à la section 6.5 peut impliquer des transferts internationaux (c’est-à-dire transfrontaliers) de données vers les États-Unis d’Amérique (« USA ») et d’autres juridictions qui peuvent avoir des lois de traitement des données différentes. Quand nous transférons des informations en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), du Royaume-Uni (« UK »), de la Suisse ou d’autres pays dans lesquels les lois sur la protection des données ont été jugées adéquates par la Commission européenne (« EC ») ou d’autres autorités publiques compétentes, nous utilisons des clauses contractuelles types (« SCCs ») ou d’autres mécanismes de transfert appropriés.
Remarque : les SCCs sont des engagements entre des entreprises qui transfèrent des informations personnelles, les obligeant à protéger la confidentialité et la sécurité de tes informations.
Nous gardons tes informations uniquement pendant la durée nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées.
Nous utilisons les critères suivants pour déterminer si nous devons ou non garder tes informations :
6.7.1. l’exécution d’une commande ;
6.7.2. si toi ou nous résilions ton abonnement ;
6.7.3. si tu te désabonnes du marketing direct, de la newsletter ou de tout autre contenu que nous t’envoyons ; ou
6.7.4. si nous sommes tenus par la loi ou un règlement obligatoire de conserver une copie de tes données.
Tu peux nous demander de supprimer tes informations à tout moment. Vois la section ci‑dessous sur « Tes droits ».
6.8.1. Droit d’accès
Tu as le droit de nous demander de t’envoyer des copies de tes informations personnelles.
6.8.2. Droit de rectification
Tu as le droit de nous demander de compléter toute information personnelle que tu estimes incomplète. Tu as aussi le droit de nous demander de corriger toute information personnelle que tu estimes incorrecte.
6.8.3. Droit à la limitation du traitement
Sous certaines conditions, tu as le droit de nous demander de limiter le traitement de tes informations personnelles (c’est-à-dire de limiter la façon dont nous traitons tes informations personnelles).
6.8.4. Droit d’opposition au traitement
Sous certaines conditions, tu as le droit de t’opposer au traitement de tes informations personnelles par nos soins (c’est-à-dire de refuser la façon dont nous traitons tes informations personnelles).
6.8.5. Droit à la portabilité des données
Sous certaines conditions, tu as le droit de nous demander de transférer tes informations personnelles à une autre organisation ou directement à toi.
6.8.6. Droit à l’effacement
Sous certaines conditions, tu as le droit de nous demander d’effacer tes informations personnelles.
Si tu veux exercer ces droits, merci d’envoyer une demande en remplissant ce formulaire. On fera en sorte de te répondre dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de ta demande. (Remarque : si ton compte utilisateur est géré par ton employeur, merci de t’adresser à lui à la place).
