Hinweis: Unabhängig von der Sprache, in die unser Datenschutzhinweis übersetzt werden kann, ist die offizielle, maßgebliche und maßgebende Version ausschließlich die englische Version.
1. Einführung
Willkommen bei der Datenschutzerklärung der Filestage GmbH. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen diese zu lesen. Von nun an beziehen wir uns auf die Filestage GmbH als "Filestage", "unser", "uns" oder "wir". Ebenso beziehen wir uns auf diesen Datenschutzhinweis als "Hinweis".
2. Zweck
Wir wissen es zu schätzen, dass Sie uns Ihre Daten anvertrauen, und wir haben die Absicht, dieses Vertrauen stets zu bewahren. Zu Beginn wollen wir sicherstellen, dass Sie verstehen welche Daten wir sammeln, warum wir sie sammeln, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben. Dieser Hinweis beschreibt unsere Informationspraktiken in einfacher Sprache und beschränkt sich auf ein Minimum an juristischem und technischem Fachjargon.
3. Umfang
Unser Hinweis gilt für Sie, wenn Sie unsere Website (verfügbar unter https://filestage.io/), unsere App (verfügbar unter https://app.filestage.io/) und alle anderen Produkte und Dienstleistungen, die unter der Marke Filestage betrieben und angeboten werden, besuchen und nutzen. Der Einfachheit halber bezeichnen wir alle diese Produkte und Dienstleistungen als unsere "Dienstleistungen".
4. Gültigkeit
Unsere Hinweis ist ab dem 1. Mai 2024 wirksam.
5. Änderungen
Wir entwickeln unseren Service ständig weiter, um Ihnen das bestmögliche Produkt anbieten zu können. Manchmal kann dies zu Änderungen in unseren Informationspraktiken führen. Aus diesem Grund kann sich dieser Hinweis in Zukunft ändern, stets mit dem Ziel Sie über unsere aktuellen Praktiken auf dem Laufenden zu halten. Seien Sie versichert, dass Sie von uns benachrichtigt werden, bevor wesentliche Änderungen in Kraft treten, sodass Sie die Zeit haben, diese zu prüfen.
6. Hinweis
6.1. Über uns
Unser rechtlicher Name ist Filestage GmbH, aber Sie können uns Filestage nennen. Wir befinden uns in der Lautenschlagerstraße 16, 70173 Stuttgart, Deutschland. Bezüglich dieses Hinweises können Sie uns gerne unter privacy@filestage.io kontaktieren.
Wenn Sie unsere Website (https://filestage.io/) und andere darin eingebetteten Dienste nutzen, übernehmen wir die Rolle eines "Datenverantwortlichen". Wenn Sie jedoch unsere App (https://app.filestage.io/) und andere darin eingebettete Dienste nutzen, übernehmen wir die Rolle eines "Datenverarbeiters", während Sie der "Datenverantwortliche" sind.
Gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung der Europäischen Union ("EU GDPR") sind wir verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten ("DSB") zu ernennen. Unser bestellter DSB ist die DSBX GmbH ("DSBX"). DSBX befindet sich in der Gablonzer Straße 4, 76185 Karlsruhe, Deutschland, und kann bezüglich dieser Mitteilung unter filestage@dsbx.one oder +49 721 98615899 kontaktiert werden.
6.2. Unser Engagement für Datenschutz und Datensicherheit
Wir verpflichten uns, ein Datenschutz- und Sicherheitsmanagementsystem (d.h. organisatorische und technische Maßnahmen/Sicherheitsvorkehrungen) einzurichten, zu implementieren, zu betreiben und kontinuierlich zu verbessern, das an den einschlägigen Best-Practice-Standards der Branche ausgerichtet und zertifiziert ist. Dies wird uns in die Lage versetzen, alle unsere Dienstleistungen unter Berücksichtigung Ihrer Privatsphäre und Sicherheit zu gestalten. Wir werden dafür sorgen, dass Experten aus verschiedenen Bereichen wie Recht, Datenschutz, Sicherheit, Produkt, Technik und anderen einbezogen werden, um Entscheidungen zu treffen, die Ihre Privatsphäre und Sicherheit respektieren.
6.3. Informationen, die wir sammeln und wie wir sie verwenden
Wir speichern und verwenden Ihre persönlichen Daten nur, wenn wir rechtmäßige Gründe dafür haben. Die EU-DSGVO bezeichnet diese Gründe als "rechtmäßige Grundlagen". Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
Sie haben Ihr Einverständnis gegeben.
Um unsere vertraglichen Verpflichtungen oder angeforderten Dienstleistungen zu erfüllen.
Für unsere legitimen Interessen (die nicht durch Ihre Rechte überlagert werden).
Um unseren gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen.
6.3.1. Informationen, die Sie uns geben
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, übermitteln Sie uns bestimmte Informationen. Dies umfasst:
6.3.1.1. Sie kontaktieren uns
Wenn Sie uns unter https://filestage.io/contact/ kontaktieren, werden Ihre berufliche E-Mail-Adresse, Ihr Vor- und Nachname und Ihre Telefonnummer an uns übermittlet. Wenn Sie uns außerdem über unsere Chat-Funktion unter https://help.filestage.io/ und https://app.filestage.io kontaktieren, werden alle Informationen übermittelt, die Sie in Ihrer Nachricht angeben. Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen zu antworten und Ihre Anfrage zu bearbeiten.
6.3.1.2. Eine Beratung buchen
Wenn Sie eine Beratung/ Demo auf https://filestage.io/demo/ oder https://app.filestage.io buchen, werden Ihre berufliche E-Mail-Adresse, Ihr Vor- und Nachname, Ihre Telefonnummer und Ihr Land an uns übermittelt. Wir verwenden diese Informationen, um:
6.3.1.2.1. Ihre Demo-Anfrage zu beantworten und zu bearbeiten (d.h. einen Termin zu vereinbaren und Ihnen eine Produktvorführung zu geben);
6.3.1.2.2. Sie mit Newslettern zu versorgen (d.h. Sie über unsere Dienstleistungen zu informieren); und
6.3.1.2.3. Sie zu bevorstehenden Veranstaltungen einzuladen.
6.3.1.3. Antrag auf Unterzeichnung oder Verhandlung der Bedingungen
Wenn Sie unter https://help.filestage.io/en/articles/8446640-terms eine Anfrage zur Unterzeichnung oder Verhandlung von Bedingungen einreichen, geben Sie Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Außerdem geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse der Unterzeichner an. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Anfrage zu beantworten und zu bearbeiten.
6.3.1.4. Ein Konto erstellen
Wenn Sie ein Konto bei https://app.filestage.io/signup erstellen, wird Ihre berufliche E-Mail-Adresse und Ihr vollständiger Namen (d. h. Vor- und Nachname) an uns übermittelt. Wir verwenden diese Informationen, um:
6.3.1.4.1. Ihnen den Zugang zu unserer Anwendung zu ermöglichen und diese zu nutzen;
6.3.1.4.2. Sie mit Newslettern zu versorgen (d.h. Sie über unsere Dienstleistungen zu informieren); und
6.3.1.4.3. Sie zu bevorstehenden Veranstaltungen einzuladen.
6.3.1.5. Profiländerungen
Bei Änderungen Ihres Profils auf https://app.filestage.io/profile, übermitteln Sie uns Ihre neue Arbeits-E-Mail-Adresse und Ihren vollständigen Namen (d.h. Vor- und Nachname) sowie Ihren Avatar (d.h. ein Profilfoto von Ihnen). Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen Zugang zu unserer Anwendung zu verschaffen und diese zu nutzen.
6.3.1.6. Abonnementänderungen
Wenn Sie Ihr Abonnement ändern (d.h. Ihren Preistarif ändern), erheben wir Informationen über Ihre Zahlungen bei Filestage. Wir verwenden diese Informationen, um Ihr Abonnement zu aktualisieren. Darüber hinaus werden Daten an unseren Zahlungsabwickler, wie der vollständige Name des Inhabers der Debit- oder Kreditkarte, die Kartennummer, das Ablaufdatum, der Sicherheitscode (d.h. CVC) und das Land ubermittelt. Unser Zahlungsabwickler verwendet diese Informationen, um Ihre Zahlung zu bearbeiten.
6.3.1.7. Anmeldung für unseren Newsletter
Wenn Sie sich auf https://filestage.io/blog/ für unseren Newsletter anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen den Newsletter regelmäßig zukommen zu lassen.
6.3.1.8. Registrieren Sie sich für eines unserer Webinare
Wenn Sie sich für eines unserer Webinare anmelden, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese, um:
6.3.1.8.1. Sie mit On-Demand-Webinaren zu versorgen;
6.3.1.8.2. Ihnen weitere Newsletter mit Produktinformationen zu schicken;
6.3.1.8.3. Einladungen zu anderen Veranstaltungen (Webinare, Live-Veranstaltungen usw.) zu versenden; und
6.3.1.8.4. Sie zu kontaktieren, um Ihnen eine persönliche Beratung anzubieten.
6.3.1.9. Bewerben Sie sich auf eine unserer offenen Stellen
Wenn Sie sich auf eine unserer offenen Stellen auf https://careers.filestage.io bewerben, werden Ihr Lebenslauf, Ihr vollständiger Name (d.h. Vor-, Mittel- und Nachname), Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Standort (d.h. Stadt, Land und Zeitzone) übermittelt. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten.
6.3.1.10. Einreichen einer Anfrage der betroffenen Person
Wenn Sie eine Anfrage zu Ihren gespeicherten Daten unter https://filestageteam.typeform.com/to/OCZ54SkC stellen, speichern wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Wir verwenden diese Informationen, um Sie bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte zu unterstützen.
6.3.2. Informationen, die wir von anderen erhalten
Zusätzlich zu den Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, erhalten wir Informationen über Sie von Dritten, einschließlich:
6.3.2.1. Identitätsanbieter
Sie können sich bei unseren Diensten über Single Sign On (SSO) oder Security Assertion Markup Language (SAML) anmelden und einloggen. In diesem Fall stellt uns Ihr Identitätsanbieter Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Avatar zur Verfügung. Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen Zugang zu unserer Plattform zu verschaffen und diese zu nutzen.
6.3.2.2. Benutzer
Benutzer übermitteln eventuell Informationen über Sie, wenn diese unsere Dienste nutzen. Sie teilen uns beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse mit, wenn sie Sie zu einem Projekt als Mitarbeiter oder Reviewer einladen. In diesem Fall verwenden wir diese Informationen, um Ihnen Zugang zu unserer Plattform zu gewähren und diese zu nutzen. Benutzer können auch Dateien hochladen, die Informationen über Sie enthalten, wie z. B. Dokumente, Fotos und Videos. In diesem Fall speichern wir die Dateien und machen sie nur autorisierten Nutzern verfügbar und zugänglich.
6.3.2.3. Dienstanbieter und Partner
Wenn Sie ein öffentliches Profil in öffentlichen Verzeichnissen haben, stellen uns unsere Dienstanbieter Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und andere Kontaktinformationen zur Verfügung. Wir verwenden diese Informationen, um Sie über die Anmeldung und Nutzung unserer Dienste zu informieren.
Wenn Sie Freiberufler sind, haben Sie sich vielleicht bei Plattformen angemeldet, die Sie mit Unternehmen verbinden, die Ihre Dienste benötigen. In solchen Fällen werden uns Ihr Profil und Ihre Kontaktinformationen zur Verfügung gestellt. Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Dienste zu akquirieren.
6.3.3. Informationen, die generiert oder automatisch gesammelt werden, wenn Sie unsere Dienste nutzen
Unsere Dienste generieren technische Daten bezüglich der Geräte und Browser die Sie beim Zugriff nutzen, welche Funktionen Sie genutzt haben und wie Sie diese genutzt haben. Wir verwenden diese Daten im Allgemeinen, um unsere Dienste zu verbessern. Wir verwenden sie auch, um den Missbrauch unserer App zu verhindern, zu erkennen und darauf zu reagieren, einschließlich etwaiger Datenschutz- und Sicherheitsverletzungen.
6.3.3.1. Geräte- und Browserinformationen
Wir sammeln Informationen von und über das/die Gerät(e) und den/die Browser, die Sie verwenden, um auf unsere Dienste zuzugreifen. Diese schließt auch Hardware- und Softwareinformationen wie IP-Adresse, Geräte-ID und -typ, App-Einstellungen und -Eigenschaften, App-Abstürze, Werbe-IDs (zufällig generierte Nummern, die Sie in den Einstellungen Ihres Geräts zurücksetzen und in einigen Fällen ganz deaktivieren können) sowie Kennungen, die mit Cookies oder anderen Technologien verbunden sind, die ein Gerät oder einen Browser eindeutig identifizieren können mit ein.
6.3.3.2. Informationen zur Verwendung
Die Nutzung unserer Dienste erhebt Daten über Ihre Aktivitäten. Zum Beispiel, wie Sie unsere Dienste nutzen (z.B. wann Sie sich angemeldet haben, welche Funktionen Sie genutzt haben, welche Aktionen Sie durchgeführt haben und welche Informationen Ihnen angezeigt wurden) und Ihre Interaktionen mit anderen Nutzern (z.B. die Interaktion mit anderen Nutzern durch Kommentare in einer Reviewer-Gruppe).
6.3.3.3. Durch Cookies und ähnliche Technologien gesammelte Informationen
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien (z.B. Web-Beacons, Pixel und SDKs), um Ihr(e) Gerät(e) und Ihren(n) Browser zu erkennen, und erlauben dies möglicherweise auch Dritten. Lesen Sie unseren Cookie-Hinweis, um mehr darüber zu erfahren, warum wir sie verwenden und wie Sie ihre Verwendung besser kontrollieren können.
6.4. Wo wir Ihre Informationen speichern
Wir bei Filestage sind ein vollständig dezentrales und weltweit verteiltes Team, das Cloud Service Provider ("CSPs") nutzt, um unsere Dienste zu hosten, bereitzustellen, zu betreiben und zu warten. Wir speichern Ihre Daten in Frankfurt, Deutschland, unabhängig davon, ob wir sie über unsere Website oder unsere App gesammelt haben.
6.5. Mit wem wir Ihre Informationen teilen
6.5.1. Mit unseren Dienstleistern
Als vollständig dezentralisiertes Team nutzen wir CSPs, um unsere Dienste zu hosten, bereitzustellen, zu betreiben und zu warten. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten bei Bedarf mit unseren CSPs teilen. Wenn Sie zum Beispiel eine Beratung buchen, werden Ihre Daten an den CSP übermittelt, der unsere Website hostet. Wir übermitteln sie auch an den CSP weiter, der unser eingebettetes Formular hostet. Wenn Sie ein Konto erstellen, werden Ihre Daten ebenfalls an den CSP übermittelt, der unsere App hostet.
6.5.2. Mit anderen Benutzern
Als Benutzer von https://app.filestage.io haben Sie möglicherweise Zugriff auf ein Team, ein Projekt oder eine Reviewer-Gruppe. Andere Benutzer mit Zugriff auf dasselbe Team, Projekt oder dieselbe Reviewer-Gruppe haben möglicherweise Zugriff auf Ihre Informationen, wie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Avatar.
6.5.3. Für Unternehmenstransaktionen
Wir können Ihre Daten weitergeben, wenn wir ganz oder teilweise an einer Fusion, einem Verkauf, einer Übernahme, einer Veräußerung, einer Umstrukturierung, einer Reorganisation, einer Auflösung, einem Konkurs oder einer anderen Änderung der Eigentumsverhältnisse oder der Kontrolle beteiligt sind.
6.5.4. Mit Strafverfolgungsbehörden (wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist)
Wir können Ihre Daten weitergeben, wenn dies vernünftigerweise notwendig ist:
6.5.4.1. einem rechtlichen Verfahren nachzukommen, wie z.B. einem Gerichtsbeschluss, einer Vorladung oder einem Durchsuchungsbefehl, einer staatlichen/gesetzlichen Untersuchung oder anderen rechtlichen Anforderungen;
6.5.4.2. bei der Verhinderung oder Aufdeckung von Straftaten helfen (jeweils vorbehaltlich des geltenden Rechts); oder
6.5.4.3. die Sicherheit einer Person zu schützen.
6.5.5. Zur Durchsetzung gesetzlicher Rechte
Wir können auch Informationen weitergeben:
6.5.5.1. wenn die Offenlegung unsere Haftung in einem tatsächlichen oder drohenden Rechtsstreit mindern würde;
6.5.5.2. wenn dies erforderlich ist, um unsere gesetzlichen Rechte und die gesetzlichen Rechte unserer Nutzer, Geschäftspartner oder anderer interessierter Parteien zu schützen;
6.5.5.3. um unsere Vereinbarungen mit Ihnen durchzusetzen; oder
6.5.5.4. um illegale Aktivitäten, vermuteten Betrug oder anderes Fehlverhalten zu untersuchen, zu verhindern oder andere Maßnahmen zu ergreifen.
6.6. Internationale Datenübertragungen
Die Weitergabe von Informationen, wie in Abschnitt 6.5 beschrieben, kann internationale (d.h. grenzüberschreitende) Datenübertragungen in die Vereinigten Staaten von Amerika ("USA") und andere Gerichtsbarkeiten beinhalten, die möglicherweise andere Datenverarbeitungsgesetze haben. Wenn wir Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR"), des Vereinigten Königreichs ("UK"), der Schweiz oder anderer Länder, deren Datenschutzgesetze von der Europäischen Kommission ("EC") oder anderen zuständigen Regierungsbehörden als angemessen erachtet werden, übertragen, verwenden wir Standardvertragsklauseln ("SCCs") oder andere geeignete Übertragungsmechanismen.
Hinweis: SCCs sind Verpflichtungen zwischen Unternehmen, die personenbezogene Daten übertragen, und verpflichten sie zum Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit Ihrer Daten.
6.7. Wie lange wir Ihre Informationen aufbewahren
Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es notwendig ist, den Zweck zu erfüllen, für den sie erhoben wurden.
Wir verwenden die folgenden Kriterien, um zu entscheiden, ob wir Ihre Daten aufbewahren müssen oder nicht:
6.7.1. eine Bestellung zu erfüllen;
6.7.2. wenn Sie oder wir Ihr Abonnement kündigen;
6.7.3. wenn Sie Direktmarketing, Newsletter oder anderes Material, das wir Ihnen senden, abbestellen; oder
6.7.4. wenn wir aufgrund von Gesetzen oder gesetzlichen Vorschriften verpflichtet sind, eine Kopie Ihrer Daten aufzubewahren.
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihre Daten löschen. Siehe Abschnitt 'Ihre Rechte'.
6.8. Ihre Rechte
6.8.1. Recht auf Zugang
Sie haben das Recht, Kopien Ihrer persönlichen Daten anzufordern.
6.8.2. Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die Vervollständigung aller personenbezogenen Daten zu verlangen, die Sie für unvollständig halten. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung aller personenbezogenen Daten zu verlangen, die Sie für fehlerhaft halten.
6.8.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken (d.h. die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten zu begrenzen).
6.8.4. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch uns zu widersprechen (d.h. die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten abzulehnen).
6.8.5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht, uns aufzufordern, Ihre persönlichen Daten an eine andere Organisation oder direkt an Sie weiterzugeben.
6.8.6. Recht auf Löschung
Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht, uns aufzufordern, Ihre persönlichen Daten zu löschen.
Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus. Sobald wir Ihre Anfrage erhalten haben, werden wir Ihnen innerhalb eines (1) Monats antworten. (Hinweis: Wenn Ihr Benutzerkonto von Ihrem Arbeitgeber verwaltet wird, wenden Sie sich bitte stattdessen an diesen).