Hinweis: Unabhängig davon, in welche Sprache unsere Datenschutzerklärung übersetzt wird, ist und bleibt die offizielle, maßgebliche und verbindliche Fassung ausschließlich die englischsprachige Version.
Willkommen in der Datenschutzerklärung der Filestage GmbH. Danke, dass du dir die Zeit nimmst, sie zu lesen. Im Folgenden nennen wir die Filestage GmbH „Filestage“, „unsere“, „uns“ oder „wir“ und diese Datenschutzerklärung als „Erklärung“.
Wir schätzen es, dass du uns deine Informationen anvertraust, und wir wollen dieses Vertrauen immer bewahren. Das beginnt damit, dass du verstehst, welche Informationen wir sammeln, warum wir sie sammeln, wie wir sie nutzen und welche Rechte du in Bezug auf deine Informationen hast. Diese Erklärung beschreibt unsere Informationspraktiken in verständlicher Sprache und hält juristischen und technischen Fachjargon so gering wie möglich.
Unsere Erklärung gilt für dich, wenn du unsere Website (verfügbar unter https://filestage.io/) und App (verfügbar unter https://app.filestage.io/) sowie alle anderen Produkte und Dienstleistungen besuchst und nutzt, die unter der Marke Filestage betrieben und angeboten werden. Zur Vereinfachung nennen wir all diese unsere „Services“.
Unsere Mitteilung ist seit dem 13. Mai 2024 wirksam.
Wir sind immer auf der Suche nach neuen und innovativen Wegen, damit deine besten Arbeiten freigegeben werden. Manchmal kann das zu Änderungen bei unseren Informationspraktiken führen. Deshalb kann sich diese Mitteilung ändern, damit du immer über unsere aktuellen Praktiken informiert bist. Sei dir sicher, dass wir dich informieren, bevor wesentliche Änderungen in Kraft treten, damit du genug Zeit hast, sie dir anzuschauen.
Unser rechtlicher Name ist Filestage GmbH, aber du kannst uns Filestage nennen. Wir sitzen in der Lautenschlagerstraße 16, 70173 Stuttgart, Deutschland, und du kannst uns zu dieser Mitteilung unter privacy@filestage.io kontaktieren.
Wenn du unsere Website (https://filestage.io/) und andere darin eingebettete Services nutzt, übernehmen wir die Rolle eines „Data Controllers“. Wenn du jedoch unsere App (https://app.filestage.io/) und andere darin eingebettete Services nutzt, übernehmen wir die Rolle eines „Data Processors“, während du ein „Data Controller“ bist.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union ("EU GDPR") sind wir verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (“DPO”) zu benennen. Unser benannter DPO ist die DSBX GmbH (“DSBX”). DSBX hat ihren Sitz in der Gablonzer Straße 4, 76185 Karlsruhe, Germany, und kann in Bezug auf diesen Hinweis unter filestage@dsbx.one oder +49 721 98615899 kontaktiert werden.
Wir verpflichten uns, ein Managementsystem für Datenschutz und Informationssicherheit (also organisatorische und technische Maßnahmen/Vorkehrungen) aufzubauen, umzusetzen, zu betreiben und kontinuierlich zu verbessern, das sich an relevanten Branchenstandards für Best Practices orientiert und nach diesen zertifiziert ist. So können wir all unsere Services so gestalten, dass deine Privatsphäre und Sicherheit von Anfang an mitgedacht werden. Wir stellen sicher, dass Expert:innen aus verschiedenen Bereichen – einschließlich Recht, Datenschutz, Sicherheit, Produkt, Engineering und anderen – eingebunden werden, um Entscheidungen zu treffen, die deine Privatsphäre und Sicherheit respektieren.
Wir erheben und nutzen deine personenbezogenen Daten nur, wenn wir rechtmäßige Gründe dafür haben. Die EU GDPR bezeichnet diese Gründe als „Rechtsgrundlagen“. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten nur, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:
Du hast deine Einwilligung gegeben.
Um unsere vertraglichen Verpflichtungen oder angeforderte Leistungen zu erfüllen.
Für unsere berechtigten Interessen (die nicht durch deine Rechte aufgehoben werden).
Um unseren gesetzlichen oder regulatorischen Pflichten nachzukommen.
6.3.1. Informationen, die du uns gibst
Du entscheidest dich, uns bestimmte Informationen zu geben, wenn du unsere Services nutzt. Dazu gehören:
6.3.1.1. Kontaktaufnahme mit uns
Wenn du uns unter https://filestage.io/contact/ kontaktierst, stellst du uns deine geschäftliche E-Mail-Adresse, deinen Vor- und Nachnamen sowie deine Telefonnummer zur Verfügung. Wenn du uns über unsere Chat-Funktion unter https://app.filestage.io/ und https://help.filestage.io/ kontaktierst, stellst du uns alle Informationen zur Verfügung, die du in deine Nachricht aufnimmst. Wir nutzen diese Informationen, um dir zu antworten und deine Anfrage zu bearbeiten.
6.3.1.2. Buchung einer Demo
Wenn du eine Demo unter https://filestage.io/demo/ buchst, stellst du uns deine geschäftliche E-Mail-Adresse, deinen Vor- und Nachnamen, deine Telefonnummer und dein Land zur Verfügung. Wir verwenden diese Informationen, um:
6.3.1.2.1. auf deine Demo-Anfrage zu antworten und sie zu bearbeiten (d. h. eine Demo zu planen und dir bereitzustellen);
6.3.1.2.2. dir Newsletter bereitzustellen (d. h. dich über unsere Services auf dem Laufenden zu halten); und
6.3.1.2.3. dich zu kommenden Events einzuladen.
6.3.1.3. Eine Anfrage zum Unterzeichnen oder Verhandeln von Konditionen stellen
Wenn du unter https://help.filestage.io/en/articles/8446640-terms eine Anfrage zum Unterzeichnen oder Verhandeln von Konditionen stellst, gibst du uns deinen Vornamen, Nachnamen, deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse an. Außerdem gibst du uns den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse deiner Unterzeichner:innen an. Wir nutzen diese Informationen, um dir zu antworten und deine Anfrage zu bearbeiten.
6.3.1.4. Ein Konto erstellen
Wenn du unter https://app.filestage.io/signup ein Konto erstellst, gibst du uns deine geschäftliche E-Mail-Adresse und deinen vollständigen Namen (also Vor- und Nachnamen) an. Wir nutzen diese Informationen, um:
6.3.1.4.1. dir Zugang zu unserer Anwendung zu geben und ihre Nutzung zu ermöglichen;
6.3.1.4.2. dir Newsletter zu senden (also dich über unsere Services auf dem Laufenden zu halten); und
6.3.1.4.3. dich zu kommenden Events einzuladen.
6.3.1.5. Dein Profil verwalten
Wenn du dein Profil unter https://app.filestage.io/profile pflegst, gibst du uns eine neue geschäftliche E-Mail-Adresse und deinen vollständigen Namen (also Vor- und Nachnamen). Außerdem gibst du uns einen Avatar (also ein Profilfoto von dir). Wir nutzen diese Infos, um dir den Zugang zu unserer Anwendung zu ermöglichen und sie für dich bereitzustellen.
6.3.1.6. Verwaltung deines Abos
Wenn du dein Abo verwaltest (also z. B. deinen Tarif änderst), gibst du uns Infos zu deinen Käufen. Wir nutzen diese Infos, um dein Abo zu aktualisieren. Zusätzlich gibst du unserem Zahlungsdienstleister den vollständigen Namen des Karteninhabers, die Kartennummer, das Ablaufdatum, den Sicherheitscode (also die CVC) und das Land an. Unser Zahlungsdienstleister nutzt diese Infos, um deine Zahlung zu verarbeiten.
6.3.1.7. Anmeldung zu unserem Newsletter
Wenn du dich für unseren Newsletter unter https://filestage.io/blog/ anmeldest, gibst du uns deine E-Mail-Adresse. Wir nutzen diese Infos, um dir regelmäßig Newsletter zu schicken.
6.3.1.8. Anmeldung zu einem unserer Webinare
Wenn du dich für eines unserer Webinare anmeldest, gibst du uns deine E-Mail-Adresse. Wir nutzen diese Infos, um:
6.3.1.8.1. dir Webinare auf Abruf bereitzustellen;
6.3.1.8.2. dir nachträglich Newsletter mit Produktinformationen zu schicken;
6.3.1.8.3. Einladungen zu anderen Events (Webinaren, Live-Events usw.) senden; und
6.3.1.8.4. dich kontaktieren, um dir eine persönliche Beratung anzubieten.
6.3.1.9. Bewerbung auf eine unserer offenen Stellen
Wenn du dich auf eine unserer offenen Stellen unter https://careers.filestage.io bewirbst, stellst du uns deinen Lebenslauf (CV) oder Resume, deinen vollständigen Namen (also Vor-, Mittel- und Nachnamen), deine E-Mail-Adresse, Telefonnummer und deinen Standort (also Stadt, Land und Zeitzone) zur Verfügung. Wir nutzen diese Informationen, um deine Bewerbung zu bearbeiten.
6.3.1.10. Einreichen eines Betroffenenantrags
Wenn du einen Betroffenenantrag unter https://filestageteam.typeform.com/to/OCZ54SkC einreichst, stellst du uns deinen Vor- und Nachnamen, deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse zur Verfügung. Wir nutzen diese Informationen, um dich bei der Ausübung deiner Datenschutzrechte zu unterstützen.
6.3.2. Informationen, die wir von anderen erhalten
Zusätzlich zu den Informationen, die du uns direkt zur Verfügung stellen kannst, erhalten wir Informationen über dich von anderen, darunter:
6.3.2.1. Identitätsanbieter
Du kannst dich für unsere Services registrieren und anmelden über Single Sign On (SSO) oder Security Assertion Markup Language (SAML). In diesem Fall stellt uns dein Identity Provider deinen vollständigen Namen, deine E-Mail-Adresse und deinen Avatar zur Verfügung. Wir nutzen diese Informationen, um dir Zugang zu unserer Anwendung zu geben und dir deren Nutzung zu ermöglichen.
6.3.2.2. Users
User können Informationen über dich bereitstellen, wenn sie unsere Services nutzen. Zum Beispiel geben sie uns deine E-Mail-Adresse, wenn sie dich als Mitwirkende:n oder Reviewer:in zu einem Projekt einladen. In diesem Fall nutzen wir diese Informationen, um dir Zugang zu unserer Anwendung zu geben, dir deren Nutzung zu ermöglichen und dich auf dem Laufenden zu halten. Wir können diese E-Mail-Adresse außerdem mit Hilfe von Datenanreicherungsdiensten Dritter verarbeiten, um öffentlich verfügbare berufliche Kontaktdaten zu identifizieren, wie zum Beispiel deine Telefonnummer. Wir nutzen diese angereicherten Daten, um dich im Zusammenhang mit unseren Services zu kontaktieren. User können außerdem Dateien hochladen, die Informationen über dich enthalten, etwa Dokumente, Fotos und Videos. In diesem Fall speichern wir die Dateien und machen sie nur für autorisierte und passende User verfügbar und zugänglich.
6.3.2.3. Service providers and partners
Wenn du ein öffentliches Profil in öffentlichen Verzeichnissen hast, stellen unsere Service Provider uns deinen Vor- und Nachnamen, deine E-Mail-Adresse und weitere Kontaktdaten zur Verfügung. Wir nutzen diese Informationen, um dich bezüglich eines Abos für unsere Services und deren Nutzung zu kontaktieren.
Wenn du Freelancer:in bist, hast du dich möglicherweise auf Plattformen registriert, die dich mit Unternehmen verbinden, die deine Services suchen. In solchen Fällen stellen sie uns dein Profil und deine Kontaktdaten zur Verfügung. Wir nutzen diese Informationen, um deine Services in Anspruch zu nehmen.
6.3.3. Information generated or automatically collected when you use our services
Unsere Services erzeugen technische Daten über die Geräte und Browser, mit denen du auf sie zugreifst, welche Features du genutzt hast und wie du sie genutzt hast. Wir verwenden diese Daten im Allgemeinen, um unsere Services zu verbessern. Wir nutzen sie außerdem, um Missbrauch unserer App zu verhindern, zu erkennen und darauf zu reagieren, einschließlich Datenschutz- und Sicherheitsverletzungen.
6.3.3.1. Geräte- und Browserinformationen
Wir erfassen Informationen von und über die Geräte und Browser, die du nutzt, um auf unsere Services zuzugreifen, einschließlich Hardware- und Softwareinformationen wie IP-Adresse, Geräte-ID und -typ, App-Einstellungen und -eigenschaften, App-Abstürze, Werbe-IDs (zufällig generierte Nummern, die du in den Einstellungen deines Geräts zurücksetzen kannst und in manchen Fällen komplett deaktivieren kannst) sowie Kennungen, die mit Cookies oder anderen Technologien verknüpft sind und ein Gerät oder einen Browser eindeutig identifizieren können.
6.3.3.2. Nutzungsinformationen
Wenn du unsere Services nutzt, entstehen Daten über deine Aktivitäten. Zum Beispiel, wie du sie nutzt (z. B. wann du dich eingeloggt hast, welche Funktionen du genutzt hast, welche Aktionen du durchgeführt hast und welche Informationen dir angezeigt wurden) und deine Interaktionen mit anderen Nutzern (z. B. Interaktionen mit anderen Nutzern über Kommentare in einer Reviewer-Gruppe).
6.3.3.3. Durch Cookies und ähnliche Technologien erhobene Informationen
Wir nutzen Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Web Beacons, Pixel und SDKs) und können Dritten deren Nutzung erlauben, um deine Geräte und Browser zu erkennen. In unserer Cookie-Richtlinie (verfügbar unter https://help.filestage.io/en/articles/9030799-cookie-policy) findest du mehr Informationen dazu, warum wir sie nutzen und wie du ihre Nutzung besser steuern kannst.
Bei Filestage sind wir ein komplett remote arbeitendes, weltweit verteiltes Team, das Cloud-Service-Provider („CSPs“) nutzt, um unsere Services zu hosten, bereitzustellen, zu betreiben und zu warten. Wir speichern deine Informationen in Frankfurt, Deutschland, egal ob wir sie über unsere Website oder unsere App erhoben haben.
6.5.1. Mit unseren Dienstleistern
Als komplett remote arbeitendes Team nutzen wir CSPs, um unsere Services zu hosten, bereitzustellen, zu betreiben und zu warten. Das bedeutet, dass wir deine Daten, wo nötig, mit unseren CSPs teilen. Wenn du zum Beispiel eine Demo buchst, werden deine Daten mit dem CSP geteilt, der unsere Website hostet. Wir teilen sie außerdem mit dem CSP, der unser eingebettetes Formular hostet. Ähnlich ist es, wenn du ein Konto erstellst: Deine Daten werden mit dem CSP geteilt, der unsere App hostet.
6.5.2. Mit anderen Nutzern
Als Nutzer von https://app.filestage.io kannst du Zugriff auf ein Team, ein Projekt oder eine Reviewer-Gruppe haben. Andere Nutzer mit Zugriff auf dasselbe Team, Projekt oder dieselbe Reviewer-Gruppe können Zugriff auf deine Daten haben, zum Beispiel auf deinen Vor- und Nachnamen, deine E-Mail-Adresse und deinen Avatar.
6.5.3. Für Unternehmenstransaktionen
Wir können deine Daten übertragen, wenn wir ganz oder teilweise in eine Fusion, einen Verkauf, eine Übernahme, Veräußerung, Restrukturierung, Reorganisation, Auflösung, Insolvenz oder eine andere Änderung der Eigentumsverhältnisse oder Kontrolle involviert sind.
6.5.4. Mit Strafverfolgungsbehörden (wenn gesetzlich vorgeschrieben)
Wir können deine Daten offenlegen, wenn dies angemessenerweise notwendig ist, um:
6.5.4.1. einem rechtlichen Verfahren nachzukommen, zum Beispiel einer gerichtlichen Anordnung, Vorladung oder einem Durchsuchungsbefehl, einer behördlichen/strafermittlerischen Untersuchung oder anderen gesetzlichen Anforderungen;
6.5.4.2. bei der Verhinderung oder Aufdeckung von Straftaten zu helfen (in jedem Fall vorbehaltlich des geltenden Rechts); oder
6.5.4.3. die Sicherheit jeder Person zu schützen.
6.5.5. Zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche
Wir können Informationen außerdem weitergeben:
6.5.5.1. wenn eine Offenlegung unsere Haftung in einem tatsächlichen oder angedrohten Gerichtsverfahren mindern würde;
6.5.5.2. soweit dies notwendig ist, um unsere gesetzlichen Rechte und die gesetzlichen Rechte unserer Nutzer, Geschäftspartner oder anderer beteiligter Parteien zu schützen;
6.5.5.3. um unsere Vereinbarungen mit dir durchzusetzen; oder
6.5.5.4. um illegale Aktivitäten, vermuteten Betrug oder sonstiges Fehlverhalten zu untersuchen, zu verhindern oder andere Maßnahmen dagegen zu ergreifen.
Die Weitergabe von Informationen wie in Abschnitt 6.5 beschrieben kann internationale (d. h. grenzüberschreitende) Datenübermittlungen in die Vereinigten Staaten von Amerika („USA“) und andere Rechtsordnungen umfassen, die möglicherweise andere Datenschutzgesetze haben. Wenn wir Informationen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“), dem Vereinigten Königreich („UK“), der Schweiz oder anderen Ländern, deren Datenschutzgesetze von der Europäischen Kommission („EK“) oder anderen zuständigen staatlichen Stellen als angemessen eingestuft wurden, in andere Länder übertragen, nutzen wir Standardvertragsklauseln („SVK“) oder andere geeignete Übermittlungsmechanismen.
Hinweis: SVK sind Verpflichtungen zwischen Unternehmen, die personenbezogene Informationen übertragen, und binden sie daran, die Privatsphäre und Sicherheit deiner Informationen zu schützen.
Wir bewahren deine Daten nur so lange auf, wie es nötig ist, um den Zweck zu erfüllen, für den sie erhoben wurden.
Wir verwenden die folgenden Kriterien, um zu bestimmen, ob wir deine Daten weiter aufbewahren müssen:
6.7.1. Erfüllung einer Bestellung;
6.7.2. wenn du oder wir dein Abonnement kündigen;
6.7.3. wenn du dich von Direktmarketing, Newsletter oder anderem Material abmeldest, das wir dir schicken; oder
6.7.4. wenn wir gesetzlich oder durch eine behördliche Vorschrift verpflichtet sind, eine Kopie deiner Daten aufzubewahren.
Du kannst jederzeit verlangen, dass wir deine Daten löschen. Siehe den Abschnitt unten zu „Deine Rechte“.
6.8.1. Recht auf Auskunft
Du hast das Recht zu verlangen, dass wir dir Kopien deiner personenbezogenen Daten zuschicken.
6.8.2. Recht auf Berichtigung
Du hast das Recht zu verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten vervollständigen, von denen du glaubst, dass sie unvollständig sind. Du hast auch das Recht zu verlangen, dass wir personenbezogene Daten berichtigen, von denen du glaubst, dass sie falsch sind.
6.8.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einschränken (also begrenzen, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten).
6.8.4. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen (also abzulehnen, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten).
6.8.5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht zu verlangen, dass wir deine personenbezogenen Daten an eine andere Organisation oder direkt an dich übertragen.
6.8.6. Recht auf Löschung
Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht zu verlangen, dass wir deine personenbezogenen Daten löschen.
Wenn du diese Rechte ausüben willst, sende bitte eine Anfrage, indem du dieses Formular ausfüllst. Wir melden uns innerhalb eines (1) Monats, nachdem wir deine Anfrage erhalten haben, bei dir zurück. (Hinweis: Wenn dein Nutzerkonto von deinem Arbeitgeber verwaltet wird, wende dich bitte stattdessen an ihn).
