Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir dabei, Export Crowd Reviews sicher und einfach durchzuführen. Durch die Anwendung dieses Vorgehens kannst du das externe Peer-Review durch ein externes Expert Crowd-Review ersetzen.


Mit Filestage erstellst du einen einfachen und ganzheitlichen Review-Workflow. Angefangen beim internen Editorial-Review, über das externe Expert Crowd-Review bis hin zum Senden des Feedbacks an den Autor. Außerdem kannst du das Review-Bericht exportieren, um es für Dokumentationszwecke zu speichern.

Wie stelle ich eine Expert Crowd zusammen und wie verwalte ich sie?

1. Projekt erstellen

Nachdem du das Manuskript von deinem Autor erhalten hast, erstellst du in Filestage zunächst ein Projekt. Sobald das Projekt erstellt ist, lade das Manuskript in den Review-Schritt hoch.

2. Datei hochladen

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten Dateien hochzuladen. Du kannst Dateien entweder per Drag-and-Drop hochladen oder den Upload von deiner Festplatte, Google Drive oder Dropbox auswählen.

3. Sicherstellen, dass Reviewer anonymisiert sind

Nachdem du das Manuskript hochgeladen hast, stelle sicher, dass du die Einstellung Reviewer anonymisieren aktiviert hast, damit deine Reviewer anonymisiert werden.

4. Reviewer einladen

Damit du Experten um ihr Feedback bitten kannst, lade sie als Reviewer zu einem Review-Schritt ein. Du kannst sie entweder per E-Mail oder über den Review-Link einladen. Sie erhalten so Zugang zu allen Dateien in diesem Review-Schritt.

Optional: Fälligkeitsdatum setzen

Du kannst ein Fälligkeitsdatum für Dateien einstellen. Auf diese Weise erhalten deine Reviewer automatische E-Mail-Erinnerungen.

Optional: Reviewer entfernen

Wenn du Experten hast, die du nicht mehr in der Crowd haben möchtest, kannst du Reviewer aus einem Review-Schritt entfernen.

Wie und wann sollte ich mehrere Expert Crowds zusammenstellen?

Bei der Verwaltung von Expert Crowd Reviews kann es sinnvoll sein, mehrere Expertengruppen einzurichten. Du kannst sie nach deinen Bedürfnissen strukturieren.

Durch die Zusammenstellung mehrerer Expert Crowds stellst du sicher, dass Experten:

✔️ Aktiv bleiben

✔️ Zu Themen ihrer Expertise eingeladen sind

✔️ Nicht überwältigt werden

⭐ Bonus: Du behältst auf diese Weise den Überblick und kannst die Crowd-Reviews effektiver verwalten.

Um eine weitere Expert Crowds zu einem Projekt hinzuzufügen, kannst du in deiner Projektansicht einfach auf Review-Schritt hinzufügen klicken und deine Experten zu diesem Review-Schritt einladen.

Zwei Anwendungsfälle, bei denen es sinnvoll ist, mehrere Expert Crowd Reviews zu erstellen, sind die Aufteilung nach Thema und die Aufteilung nach der Häufigkeit der Reviews.

Expert Crowd nach Häufigkeit der Reviews aufteilen

Um nach der Review-Häufigkeit eine Expert Crowd zu schaffen, empfehlen wir dir, einen zweiten Review-Schritt zu erstellen und deine Reviewer unter ihnen aufzuteilen.

Beispiel:

  • Wir haben die Expert Crowd von Ecology & Evolution in zwei Review-Schritte aufgeteilt.

  • Dann laden wir alle zwei Wochen Dateien in den jeweiligen Review-Schritt hoch, um sicherzustellen, dass keine dieser Crowds überlastet ist und aktiv bleibt.

Expert Crowd nach Fachgebieten aufteilen

Um deine Expert Crowd nach Fachgebieten einzuteilen, empfehlen wir dir, für jedes Fachgebiet ein separates Projekt zu erstellen. In diesem Projekts kannst du deine Experten innerhalb des Fachgebiets nochmal genauer aufteilen.

Beispiel:

  • Wir haben ein Projekt zur Mikrobiologie ins Leben gerufen und unsere Experten in ihre Fachgebiete eingeteilt. Im diesem Beispiel haben wir für die Gebiete Bakteriologie und Mykologie weitere Review-Schritte erstellt.

  • Wir die Manuskripte laden nun in den jeweiligen Review-Schritt hoch, welcher der Expertise entspricht.

Optional: Review durch Editoren

Um einen bestmöglichen Workflow zu gewährleisten, empfehlen wir einen Review-Schritt für die Editoren. Das bedeutet, dass du einen ersten Review-Schritt anlegst, zu dem die Editoren als Reviewer eingeladen werden. Die Editoren begutachten zunächst das Manuskript und treffen eine Vorauswahl darüber, ob das Manuskript den Anforderungen entspricht, um von den Expert Crowds begutachtet zu werden.

Beispiel:

  • Im Fachgebiet Mikrobiologie haben wir einen ersten Review-Schritt für die Editoren erstellt. Sie treffen eine Vorauswahl der hochgeladenen Manuskripte.

  • Nachdem die Editoren bestätigt haben, dass die Anforderungen erfüllt sind, ziehen wir die Datei per Drag & Drop in den Review-Schritt der entsprechenden Expert Crowd.

Wie werte ich das Feedback der Expert Crowd aus und leite es an die Autoren weiter?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Feedback an Autoren weiterzugeben.

Option 1: Review-Bericht exportieren

  1. Exportiere das Review-Bericht als PDF.

  2. Leite diese PDF-Datei über dein Manuskript-Einreichungssystem an deinen Autor weiter.

Mehr Kontrolle darüber, was der Autor sieht.

PDF für Dokumentationszwecke speichern.

* Wenn du möchtest, dass die Reviewer im Reviewbericht anonym bleiben sollen, musst du die Datei selbst über den Review-Link öffnen und dann das Review-Bericht exportieren.

Option 2: Den Autor zum Feedback in Filestage einladen

  1. Kopiere den Review-Link der korrekten Dateiversion.

  2. Teile diesen Review-Link über dein Manuskript-Einreichungssystem mit deinem Autor.

✅ Der Autor kann leicht durch die Kommentare navigieren.

✅ Der Autor sieht die neueste Version der Kommentare.

✅ Der Autor kann völlig anonym mit den Reviewern interagieren.

Beachte, dass Review-Links Zugang zu allen Dateien eines Review-Schrittes geben.

Wenn du Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du gerne mit uns chatten oder uns eine E-Mail schicken an support@filestage.io. Wir helfen dir gerne weiter.

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