Wenn du einen neuen Review-Prozess aufsetzt, ist es wichtig, dass du alle Projektmitarbeiter einbeziehst und ihnen erklärst, wie die Zusammenarbeit in Zukunft aussieht. Mit diesen fünf einfachen Tipps hilfst du deinem Team hilfreiches und produktives Feedback von euren Reviewern zu erhalten.

Die folgenden Tipps werden in diesem Artikel vorgestellt:

  1. Wie du am besten deine Reviewer am besten auf Filestage vorbereitest.

  2. Welche Methoden deine Reviewer motivieren, Feedback in Filestage abzugeben.

  3. Welche Strategien ihr anwenden könnt, wenn ihr weiterhin Feedback über andere Kommunikationswege erhaltet.

  4. Warum du Feedback schneller erhältst, wenn du mehr als einen Reviewer involvierst.

  5. Wie deine Reviewer den Überblick behalten, wenn sie Feedback auf mehrere Dateien und Projekte geben sollen?

Tipp 1: Gib deinen Reviewern eine Einführung zu Filestage

Es mag offensichtlich erscheinen, kann jedoch leicht vergessen werden. Wenn deine Reviewer eine E-Mail mit einem Review-Link erhalten, ohne jegliche Anweisung was zu tun ist, kann dies schnell zu Verwirrungen führen.

Informiere deine Reviewer darüber, dass dein Team mit Filestage arbeitet und erkläre ihnen, wie sie mit Filestage Feedback geben. Damit legst du den Grundstein für erfolgreiches Arbeiten für alle Beteiligten.

Darüber hinaus ist es notwendig, dass du auf die Bedürfnisse deiner Reviewer eingehst.

Erkläre ihnen, wie sich die Nutzung von Filestage positiv auf ihren Arbeitsalltag auswirkt. Beispielsweise können sie einfacher Feedback geben, einen transparenten Überblick über alle Versionen haben und andere Personen im Unternehmen leichter in den Prozess einbinden.

Teile die Kurzanleitung für deine Reviewer

Um den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen, haben wir eine Kurzanleitung für Reviewer erstellt, die du mit deinen Reviewern teilen kannst.

Diese Kurzanleitung gibt deinen Reviewern einen Überblick darüber, wie sie Feedback geben und wie Filestage funktioniert. 

Erfahre in diesem Artikel mehr zu der Kurzanleitung und wie du sie an dein Branding anpassen kannst.  

Informiere deine Reviewer über Benachrichtigungen für neue Dateien und Versionen

Es gibt zwei Möglichkeiten Dateien mit Reviewern zu teilen. Du kannst entweder deine Reviewer in Filestage direkt einladen oder einen Review-Link kopieren und teilen. Stelle sicher, dass deine Reviewer wissen, wie Informationen zu neuen Dateien und Versionen erhalten werden.

Wenn du deine Reviewer über deine Projektansicht einlädst, teile ihnen mit, dass sie eine E-Mail von notifications@filestage.io mit den Review-Links zu Filestage erhalten.

Kommentiere in der Datei für deinen Reviewer

Nachdem dein Reviewer eingeladen ist und Filestage kennengelernt hat, ist möglicherweise noch nicht ganz klar, wie diese neue Software funktioniert.

Durch deine Kommentare in der Datei kann dein Reviewer direkt erkennen, wie einfach Feedback geben eigentlich ist. Zudem ist es für deine Reviewer motivierender Feedback zu hinterlassen, wenn bereits Feedback von anderen Personen gegeben wurde.

Wenn du selbst Kommentare hinterlässt, lernen deine Reviewer dadurch wichtige Funktionen von Filestage kennen. So zum Beispiel das direkte Kommentieren in der Datei, das Hinzufügen von Anhängen oder die Zeichenfunktion.

Tipp 2: Reagiere auf Feedback deiner Reviewer

Wenn sich dein Reviewer bemüht Kommentare zu hinterlassen, ist es sehr wichtig, eine Antwort zukommen zu lassen, damit die Motivation aufrechterhalten wird. Ohne eine Rückmeldung entsteht der Eindruck, dass das Feedback nicht angekommen ist. Dadurch wird dein Reviewer ermutigt auf eine Alternative zurückzugreifen, um eine Antwort zu erhalten. Du kannst dies leicht verhindern, indem du aktiv mit deinen Reviewern arbeitest und auf Feedback reagierst.

Du lässt doch auch keine E-Mail unbeantwortet, oder?

Stell es dir so vor - wenn dir ein Reviewer eine E-Mail mit Feedback sendet und Änderungen anfragt, würdest du diese E-Mail niemals unbeantwortet lassen. Du würdest antworten, auch wenn es nur ein einfaches „Super! Wir werden es einbauen.“ ist. Mit Filestage sollte sich dieser Ablauf nicht ändern.

Arbeiten in der Cloud soll die produktive Kommunikation verbessern und nicht verhindern

Die Nutzung eines Review-Tools ist kein Ersatz für Kommunikation untereinander. Es soll helfen das Feedback zu verbessern und einen nachvollziehbaren Prozess zu ermöglichen. Um diese Transparenz zu unterstützen, solltest du deine Anmerkungen in Filestage sichtbar machen und Entscheidungen sowie nächsten Schritte deutlich festhalten.

So einfach gehts:

  1. Antworte auf einzelne Kommentare

  2. Verfasse einen allgemeinen Kommentar und erwähne deine Reviewer (@-Erwähnung) mit deinem Feedback. 

In Filestage aktiv auf Feedback zu antworten, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Reviewern zu zeigen, dass Filestage die bevorzugte Kommunikationsmethode deines Teams ist. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die Reviewer die Plattform auch weiterhin gerne nutzen.

Tipp 3: Motiviere deine Reviewer Filestage als bevorzugte Kommunikationsplattform zu nutzen 

Nach erfolgter Einführung in Filestage werden die meisten Reviewer recht schnell den Überblick über das neue Tool gewinnen. Wenn dein Reviewer bereits Feedback gegeben hat, wird er höchstwahrscheinlich auch weiterhin die Plattform nutzen.

Wie gehe ich mit Reviewer um, die Filestage nicht austesten möchten?

Leider gibt es manchmal einige Nachzügler, die lieber telefonieren, SMS verschicken oder eine E-Mail senden. In solchen Fällen hilft es, wenn du vorsichtig darauf verweist, Filestage zu verwenden.

Sammel das Feedback deines Reviewers und stelle es in Filestage

Ein einfacher Weg hierfür ist, dass du das Feedback deines Reviewers, welches du über einen anderen Kanal erhalten hast, selbst in Filestage einträgst. Nun kannst du einen Reviewer fragen, ob das hinterlassene Feedback richtig verstanden wurde.

Anfangs mag es ein wenig mehr Aufwand sein, das Feedback für deine Reviewer in Filestage zu übertragen. Auf langfristiger Basis wird dein Reviewer jedoch die Vorteile eines transparenten Tools sehen und Filestage über anderen Kommunikationswege bevorzugen. 

Tipp 4: Einbeziehen von mehreren Reviewern

Unserer Erfahrung nach erhalten Teams schneller Feedback, wenn sie mehrere Reviewer zu Projekten einladen. Basierend auf dem FOMO-Prinzip („fear of missing out“, die Angst etwas zu verpassen) werden Reviewer stärker einbezogen, wenn auch ihre Kollegen an dem Projekt teilnehmen.

Unsere Tarife beinhalten alle eine unbegrenzte Anzahl an Reviewern, sodass du dieses Prinzip ideal umsetzten kannst, indem du alle potenziellen Reviewer und nicht nur die offensichtlichen, einbeziehst.

Wenn du nur Feedback von einem einzelnen Reviewer benötigst, kannst du das Kommentieren beenden, sobald dieser Haupt-Reviewer sein Feedback abgeschlossen hat. Stelle hierbei sicher, dass du die Kommunikation aufrechterhältst und die Reviewer mit einem allgemeinen Kommentar und einer @-Erwähnung darüber informierst.

Tipp 5: Ermutige deine Reviewer, die persönliche Projektübersicht zu nutzen

Wenn deine Reviewer an mehr als einem Review-Prozess beteiligt sind, ist es sinnvoll sich für das kostenlose Reviewer Dashboard anzumelden. Diese persönliche Projektübersicht für deine Reviewer stellt sicher, dass du keine E-Mails mehr lesen musst (oder telefonieren!), um eine Datei zu finden, die du zuvor geteilt hattest.

Das Reviewer Dashboard bietet deinen Reviewern einen Überblick über alle Review-Schritte, zu denen sie eingeladen wurden, um Feedback abzugeben. Darüber hinaus können sie offene Reviews einsehen, die noch auf ihr Feedback warten.

Verbessere Feedback auf Dauer

Sobald du diese Strategien anwendest, ermöglichst du deinen Reviewern einen vertrauten Umgang mit Filestage.

Alle Tipps in diesem Artikel wurden uns von Teams mitgeteilt, die Filestage erfolgreich in ihren Tagesablauf eingebaut haben. Hast du einen Tipp für uns, wie

Reviewer noch besser in den Feedback-Prozess eingebunden werden können? Sende uns eine E-Mail an support@filestage.io! Wir freuen uns, von dir zu hören.

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