Wie werde ich über Fälligkeitsdaten informiert? 

Fälligkeitsdatum wird innerhalb von 1 Stunde nach dem Hochladen/Verschieben festgelegt... 

Wenn ein Teammitglied ein Fälligkeitsdatum innerhalb von einer Stunde nach dem Hochladen einer neuen Datei/Version oder nach dem Verschieben einer Datei in einen neuen Review-Schritt festlegt, so enthält die E-Mail-Benachrichtigung über die neue Datei ebenfalls das Fälligkeitsdatum.

Fälligkeitsdatum wird später als 1 Stunde nach dem Hochladen/Verschieben festgelegt... 

Wenn das Fälligkeitsdatum nach über einer Stunde festgelegt wird (die Benachrichtigung für die neue Datei ist bereits gesendet), wird das Fälligkeitsdatum nicht direkt in die Benachrichtigung eingefügt. Aber keine Sorge, du erhältst automatisch Erinnerungs-E-Mails, wenn die Frist näher kommt.

Zudem kannst du das Fälligkeitsdatum jederzeit in Filestage in der Dateiansicht einsehen.

Wie werde ich erinnert das Feedback abzuschließen?

Wenn das Fälligkeitsdatum näher kommt und du das Feedback noch nicht abgeschlossen hast, wird dir eine automatische Erinnerungs-E-Mail gesendet. Diese Erinnerungs-E-Mail beinhaltet alle Dateien, die bereits überfällig oder bald fällig sind.

Wie häufig und wann werden Erinnerungs-E-Mails gesendet?

Die E-Mail wird täglich einmal zwischen 7 Uhr und 8 Uhr morgens, basierend auf deiner Zeitzone, gesendet. Dadurch kannst du dir bereits am Morgen Prioritäten für den Tag setzen.

Die Benachrichtigung wird nur dann verschickt, wenn du einen ausstehenden Review mit einem Fälligkeitsdatum zwischen zwei Tagen vor und fünf Tagen nach dem Fälligkeitsdatum hast.

Wenn keine Dateien in diesem Zeitfenster liegen, wird keine Erinnerungs-E-Mail gesendet. Auch wird keine E-Mail gesendet, wenn das Feedback bereits abgeschlossen ist.

Unser Ziel ist es, dich zeitnah über Fälligkeitsdaten zu informieren. Wir wollen jedoch vermeiden, dass du mit E-Mails überhäuft wirst. Aus diesem Grund bündeln wir alle Dateien, die bald fällig sind, in einer täglichen E-Mail.

Wie beeinflussen die Reviewer Einstellungen die Erinnerungs-E-Mail?

Erinnerungs-E-Mails werden immer gesendet, auch wenn E-Mail-Benachrichtigungen ausgeschaltet sind.

Wie kann ich sicherstellen, dass keine Erinnerungs-E-Mails an Reviewer gesendet werden?

Wenn du keine Fälligkeitsdaten festgelegt hast, werden auch keine Erinnerungs-E-Mails an die Reviewer gesendet. Außerdem kannst du die Erinnerungs-E-Mails in deinen persönlichen Einstellungen deaktivieren. Klicke dazu auf diesen Link, um deine persönlichen Benachrichtigungseinstellungen zu öffnen. Klicke dann auf den Schieberegler, um Erinnerung an Fälligkeitsdaten zu deaktivieren.

Wie werden Erinnerungs-E-Mails in Filestage gesendet, wenn ich keine E-Mail-Adresse hinterlassen habe? 

Wenn du manuell über einen Review-Link zu einer Datei eingeladen wurdest, und noch keine E-Mail-Adresse in unserem System hinterlegt hast, wirst du keine Erinnerungs-E-Mails erhalten.

Du erhältst nur dann Erinnerungs-E-Mails, wenn du deine E-Mail-Adresse bereits während des Reviews hinterlegt hast.

In welcher Zeitzone werden Uhrzeiten in Erinnerungs-E-Mails angezeigt?

Das Festlegen einer Uhrzeit kann sehr wichtig sein, wenn Feedback zu einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden soll. Uhrzeiten sind optional und können einfach zusammen mit einem Fälligkeitsdatum festgelegt werden.

Du warst bereits auf Filestage und hast deine E-Mail-Adresse im System hinterlegt…

Wenn du bereits Filestage besucht hast und deine E-Mail-Adresse im System hinterlassen hast (durch z. B. kommentieren oder Feedback abschließen), wird deine Zeitzone automatisch im System gespeichert. 

Ab jetzt werden die Uhrzeiten in den E-Mail-Benachrichtigungen automatisch an deine Zeitzone angepasst.

Du warst noch nie auf Filestage…

Wenn du zum ersten Mal zu Filestage eingeladen wirst, erhältst du standardmäßig die Sprache und Zeitzone der Person, die dich eingeladen hat.

Sobald du zum ersten Mal Filestage nutzt und deine E-Mail-Adresse eingibst (z. B. beim Verfassen eines Kommentars), aktualisieren wir automatisch die Sprache und Zeitzone in deinem Profil.

Wie verhalten sich Erinnerungs-E-Mails, wenn eine Datei freigegeben, verschoben oder entfernt wird?

Wenn eine Datei freigeben wird... 

Wenn eine Datei von “In Review” zu “Freigegeben” verschoben wird, wird dem System signalisiert, dass das Feedback abgeschlossen ist. Es werden keine E-Mail-Erinnerungen mehr gesendet. 

Wenn eine Datei in einen anderen Review-Schritt verschoben wird…

Wenn eine Datei von einem Review-Schritt in einen anderen verschoben wird, dann wird dem System signalisiert, dass das Feedback abgeschlossen ist. Es werden keine E-Mail-Erinnerungen mehr gesendet. 

Wenn eine neue Version hochgeladen wird… 

Sobald eine neue Version auf einer Datei hochgeladen wurde, wird dem  System signalisiert, dass das Feedback abgeschlossen ist. Es werden keine E-Mail-Erinnerungen mehr gesendet. 

In welchen Tarifen sind Fälligkeitsdaten verfügbar?

Alle ADVANCED und höhere Tarife enthalten die Fälligkeitsdaten. Wenn du dich in einem ESSENTIAL Tarif befindest, ist diese Funktion nicht enthalten.

Falls du Interesse an dem Feature hast, kannst du zu einem neuen Plan wechseln oder uns direkt unter support@filestage.io kontaktieren. Wir helfen dir gerne weiter!

Solltest du Fragen haben oder Anmerkungen, lass uns das sehr gerne wissen unter support@filestage.io.

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